Ein Suchagent reicht nicht — so baust du dein Suchnetz

Das Handy brummt am Freitagabend. Eine Wohnung, die passt. Du schreibst innerhalb von zehn Minuten. Zwei Tage später kommt die Absage, und im Inserat steht der Hinweis, dass es sehr viele Anfragen gab.

Dein Tempo war nicht das Problem. Das Problem war, dass du dieselbe Benachrichtigung bekommen hast wie alle anderen. Ein einzelner Suchagent auf einem großen Portal zeigt dir genau den Ausschnitt des Marktes, den deine Mitbewerber auch sehen. Der Rest bleibt für dich unsichtbar.

Warum ein einzelner Suchagent dich ausbremst

Ein Suchagent ist nichts anderes als eine gespeicherte Filterkombination. Er meldet dir, was durch genau diesen Trichter passt. Alles, was knapp daneben liegt, meldet er nicht. Und du erfährst nie, dass es das überhaupt gab.

Dazu kommt ein zweiter Punkt, den kaum jemand auf dem Schirm hat. Portale bekommen ihre Angebote aus ganz unterschiedlichen Quellen. Große Verwaltungen spielen ihre Wohnungen automatisch aus der eigenen Software ein. Kleine Vermieter tippen das Inserat von Hand. Genossenschaften stellen ihre Angebote oft nur auf die eigene Seite. Je nachdem, woher ein Angebot kommt, steht es auf dem einen Portal sofort, auf dem anderen drei Tage später und auf dem dritten nie.

Wenn du ein Portal abdeckst, deckst du also nicht den Markt ab. Du deckst einen Lieferweg ab.

Die fünf Quellenarten, die dein Netz abdecken muss

Sortiere deine Suche nicht nach Portalen, sondern nach Quellenarten. Es sind fünf, und sie funktionieren völlig verschieden:

• Die großen Portale. Breiteste Abdeckung, aber auch die meiste Konkurrenz pro Wohnung.
• Die eigenen Seiten der großen Vermieter am Ort. Die kommunale Gesellschaft, die größeren Bestandshalter, die größeren Verwaltungen. Fast alle haben eine Angebotsseite und viele einen Newsletter.
• Genossenschaften. Oft ohne Portalanschluss, teilweise nur für eingetragene Mitglieder sichtbar.
• Kleinanzeigen und Gruppen. Hier sitzen die privaten Vermieter mit einer oder zwei Wohnungen.
• Kanäle ganz ohne Suchfunktion. Aushang, Nachbarschaft, direkte Anfrage bei Verwaltungen.

Für jede dieser Arten brauchst du einen eigenen Weg, benachrichtigt zu werden. Bei den Portalen ist das der Suchagent. Bei den Vermieterseiten der Newsletter oder ein fester Termin im Kalender, an dem du selbst nachsiehst. Bei Genossenschaften die Eintragung. Wie du die richtigen Genossenschaften findest, steht in bei welchen Genossenschaften du dich eintragen lassen solltest.

So teilst du dein Suchgebiet auf

Der häufigste Aufbau ist ein einziger Suchagent mit einem großen Umkreis und einer harten Preisgrenze. Der liefert dir viel Müll und trotzdem zu wenig. Besser sind mehrere schmale Agenten nebeneinander.

1. Teile dein Suchgebiet in drei bis fünf Bereiche auf. Nicht nach Kilometern, sondern nach Vierteln oder nach Bahnlinien.
2. Lege für jeden Bereich einen eigenen Suchagenten an.
3. Setze pro Bereich eine eigene Preisgrenze. In der teureren Lage darf sie höher liegen, weil du dort sonst gar nichts siehst.
4. Lass Zimmerzahl und Fläche nach oben offen. Eine zu große Wohnung kannst du ablehnen. Eine, die du nie gesehen hast, nicht.
5. Wiederhole das auf dem zweiten und dritten Portal. Die Ergebnisse überschneiden sich weniger, als du denkst.

Der Vorteil ist nicht nur die Abdeckung. Du erkennst am Absender sofort, um welche Gegend es geht, und musst die Mail nicht erst öffnen. Das spart dir jeden Tag Minuten, die am Ende über die Reihenfolge entscheiden. Wie eng die Filter dabei sein dürfen, steht ausführlich in Suchaufträge richtig einstellen.

Ein Agent für das, was du eigentlich nicht willst

Jetzt der Teil, den fast niemand macht. Leg einen Suchagenten an, der genau die Wohnungen meldet, die andere überspringen. Erdgeschoss. Ohne Balkon. Vierter Stock ohne Aufzug. Lage an einer lauten Straße. Wohnungen mit einem Einzugstermin, der weit in der Zukunft liegt.

Auf diese Angebote melden sich deutlich weniger Menschen. In der Verwaltung sieht man das an der Länge der Interessentenliste sofort. Christians Büro verwaltet rund 4.000 Einheiten, und die Erfahrung daraus ist eindeutig: Eine Erdgeschosswohnung an einer Durchgangsstraße wird nicht schlechter vermietet, sie wird nur von weniger Leuten angefragt. Wer dort anfragt, hat eine echte Chance statt einer rechnerischen.

Alles läuft in ein Postfach

Zehn Suchagenten nützen nichts, wenn die Benachrichtigungen in drei verschiedenen Apps und zwei Postfächern landen. Richte eine eigene Mailadresse nur für die Wohnungssuche ein. Dort läuft alles zusammen: Portalmeldungen, Newsletter der Vermieter, Antworten auf deine Anfragen.

Drei Dinge müssen dabei stimmen:

• Push-Benachrichtigung an, nicht nur die Sammelmail einmal am Tag.
• Die Adresse ist seriös und enthält deinen echten Namen. Sie steht später in jeder Bewerbung.
• Deine Handynummer ist im Portalprofil hinterlegt. Viele Verwaltungen rufen lieber an, als zu schreiben.

Und ganz wichtig: Deine Unterlagen liegen fertig als eine Datei daneben. Ein perfektes Suchnetz bringt dir nichts, wenn du nach der Meldung erst anfängst, Gehaltsabrechnungen zu suchen. Wie schnell du wirklich reagieren musst, steht in wie schnell musst du auf ein Inserat reagieren.

Einmal pro Woche aufräumen

Suchagenten sind kein Möbelstück. Portale deaktivieren sie nach einer Weile automatisch, manche laufen nach einem Update mit veränderten Einstellungen weiter, und manche liefern plötzlich ausschließlich Gewerbeflächen.

Nimm dir einmal in der Woche zehn Minuten und geh die Liste durch. Drei Fragen reichen:

1. Hat jeder Agent in den letzten sieben Tagen überhaupt etwas geliefert? Wenn nein, ist er zu eng.
2. Waren die Treffer brauchbar? Wenn du neun von zehn Meldungen sofort löschst, ist der Agent zu weit.
3. Ist noch jeder Agent aktiv? Portale schalten sie stiller ab, als man denkt.

Nach zwei Wochen weißt du, welcher Bereich tatsächlich liefert. Dann kannst du dort nachschärfen und die toten Zweige entfernen.

Was das Netz nicht leisten kann

Ein gutes Suchnetz bringt dich früher an das Inserat. Mehr nicht. Es bringt dich nicht in die Wohnung. Über die Einladung entscheidet, was du in den ersten Minuten danach abschickst.

Deshalb gehört zum Netz immer die fertige Mappe. Wer als Erster schreibt, aber nur zwei Sätze ohne Unterlagen schickt, landet hinter dem, der eine Stunde später eine vollständige Bewerbung sendet. Das ist keine Theorie, so wird in Verwaltungen tatsächlich sortiert.

Wenn du wissen willst, in welcher Reihenfolge eine Interessentenliste abgearbeitet wird und was dabei wirklich den Ausschlag gibt, findest du das im Kurs Schritt für Schritt aus Sicht des Büros erklärt.

Kurz zusammengefasst

Ein Suchagent deckt keinen Markt ab, sondern einen Lieferweg. Verteile deine Suche deshalb auf mehrere Portale, die Seiten der großen Vermieter vor Ort, die Genossenschaften und die Kanäle ganz ohne Suchfunktion. Arbeite mit mehreren schmalen Agenten statt einem breiten, lass Fläche und Zimmerzahl nach oben offen und leg dir zusätzlich einen Agenten für die unbeliebten Wohnungen an — dort ist die Konkurrenz am kleinsten. Alles läuft in ein Postfach, die Unterlagen liegen fertig daneben, und einmal pro Woche räumst du auf. Welche Filter dich dabei am meisten Wohnungen kosten, liest du als Nächstes in diese Portal-Filter kosten dich Wohnungen.

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