Wohnungsbewerbungen nachhalten ohne Chaos
Eine einfache Übersicht für alle laufenden Bewerbungen: welche Spalten du brauchst, wann du nachfasst und woran du siehst, an welcher Stelle deine Suche hakt.
Das Telefon klingelt, eine unbekannte Nummer. „Guten Tag, Sie hatten sich bei uns beworben.“ Und du hast keine Ahnung, um welche Wohnung es geht. Du rätselst, druckst herum und sagst irgendwann, du müsstest kurz nachsehen.
Dieser Moment entscheidet öfter mit, als man denkt. Wer seine eigene Bewerbung nicht zuordnen kann, wirkt nicht organisiert. Und Organisation ist genau das, was ein Vermieter bei einem künftigen Mieter sehen will.
Warum die Übersicht mehr bringt als die nächste Bewerbung
Nach vier Wochen Suche hast du je nach Markt zwanzig bis fünfzig Anfragen verschickt. Ohne Übersicht passiert dreierlei: Du bewirbst dich zweimal auf dieselbe Wohnung. Du vergisst, bei der aussichtsreichen Anfrage nachzufassen. Und du weißt am Ende nicht, woran es liegt, dass nichts zurückkommt.
Der dritte Punkt ist der teuerste. Eine Suche, die du nicht messen kannst, kannst du auch nicht verbessern. Du machst dann einfach weiter dasselbe, nur mehr davon.
Die neun Spalten, die reichen
Du brauchst kein Programm und keine App. Eine Tabelle in einer Tabellenkalkulation oder ein Blatt Papier tut es. Diese neun Spalten reichen aus.
| Spalte | Was hineingehört |
|---|---|
| Datum | Wann du die Anfrage geschickt hast |
| Objekt | Straße und Hausnummer, nicht die Inseratsnummer |
| Miete | Kalt und warm, damit du vergleichen kannst |
| Anbieter | Verwaltung, Genossenschaft, privat, Makler |
| Kontakt | Name und Telefonnummer der Person, die geschrieben hat |
| Kanal | Portal, Mail, Telefon, Formular |
| Was raus ist | Nur Anfrage oder komplette Mappe |
| Status | Siehe unten, fünf Stufen reichen |
| Nächster Schritt | Ein Datum und ein Wort |
Die Spalte mit dem Namen der Kontaktperson ist die wichtigste und die, die fast immer fehlt. Wenn der Rückruf kommt, siehst du in zwei Sekunden, worum es geht. Und beim Nachfassen schreibst du eine Person an statt ein Postfach.
Der Status, der dir sagt, was heute dran ist
Fünf Stufen genügen. Mehr macht die Pflege zur Arbeit, und dann pflegst du sie nicht.
- Angefragt. Nachricht raus, noch nichts zurück.
- Antwort da. Rückfrage gekommen oder Unterlagen angefordert.
- Termin. Besichtigung steht im Kalender.
- Nach Besichtigung. Mappe übergeben, Entscheidung offen.
- Erledigt. Absage, Zusage oder Wohnung anderweitig weg.
Deine Tagesarbeit besteht dann aus einer einzigen Frage: Was steht heute in der Spalte „nächster Schritt“? Alles andere lässt du liegen.
Setze beim Verschicken sofort ein Datum für den nächsten Schritt, meist sieben Tage später. Kommt bis dahin nichts, schreibst du einmal freundlich nach. Danach nicht mehr. Wie dieser Text aussieht, ohne zu nerven, steht in Nachfassen nach der Bewerbung, und wann Loslassen die bessere Entscheidung ist, klärt der Vermieter meldet sich nicht zurück.
Wohin die Übersicht gehört
Drei praktische Punkte, die den Unterschied zwischen einer gepflegten und einer toten Tabelle ausmachen.
- Sie liegt dort, wo auch dein Handy hinkommt. Wenn du sie nur am Rechner öffnen kannst, pflegst du sie nicht.
- Daneben liegt ein Ordner mit deiner fertigen Mappe. Eine Datei, aktuell, sofort anhängbar.
- Alle Antworten laufen in ein Postfach. Eine eigene Adresse nur für die Wohnungssuche spart dir jede Woche Zeit.
Wenn du die Unterlagen als eine saubere Datei bereithalten willst, hilft Bewerbungsunterlagen als ein PDF zusammenfügen.
Was du nach einer Absage einträgst
Eine Absage ist ein Datenpunkt, kein Urteil. In deiner Übersicht schreibst du drei Dinge dazu.
- Wann sie kam und in welcher Form: Textbaustein, kurze Mail, Anruf.
- Ob du vorher in der Wohnung warst oder schon vor der Besichtigung aussortiert wurdest.
- Was an dieser Wohnung anders war als an den anderen.
Nach zehn Zeilen siehst du ein Muster. Kommen die Absagen fast alle vor der Besichtigung, liegt es an Anfrage und Unterlagen. Kommen sie danach, liegt es an etwas anderem. Diese Unterscheidung ist der halbe Weg zur Lösung, und sie steht ausführlich in was du aus einer Absage wirklich lernen kannst.
Der Blick, den du einmal pro Woche darauf wirfst
Einmal in der Woche, zwanzig Minuten. Du zählst drei Zahlen und schreibst sie untereinander.
- Anfragen verschickt.
- Antworten bekommen.
- Besichtigungen daraus geworden.
Vergleiche sie mit der Vorwoche. Wenn die erste Zahl steigt und die zweite nicht, änderst du nicht die Menge, sondern den Text. Wenn die zweite steigt und die dritte nicht, liegt es an den Unterlagen. Und wenn die dritte steigt, aber nichts daraus wird, geht es um das, was bei der Besichtigung passiert. Wie du diesen Rhythmus in deine Woche einbaust, steht in dein Wochenplan für die Wohnungssuche.
Wenn du die Mappe nicht jedes Mal neu zusammenstellen willst, findest du in den Zusage-Vorlagen fertige Anschreiben und eine Übersicht, was in die Mappe gehört.
Kurz zusammengefasst
Führe eine einzige Übersicht mit neun Spalten, darunter unbedingt den Namen der Kontaktperson. Arbeite mit fünf Statusstufen und einer Spalte für den nächsten Schritt mit Datum, damit du jeden Tag in zehn Sekunden weißt, was ansteht. Trage bei jeder Absage ein, ob sie vor oder nach der Besichtigung kam. Und zähle einmal pro Woche drei Zahlen. Sie zeigen dir, an welcher Stelle deine Suche klemmt, lange bevor du es selbst merkst.
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