Direkt bei der Hausverwaltung anfragen

Die meisten Suchenden warten darauf, dass eine Wohnung erscheint. Sie warten auf ein Inserat, das jemand anderes freischaltet, und melden sich dann zusammen mit zweihundert anderen. Das ist die Reihenfolge, in der du immer der Nachfrager bist.

Es geht auch andersherum. Du kannst dich bei denen melden, die die Wohnungen haben, bevor sie welche anbieten. Das ist kein Trick und keine Hintertür. Es ist einfach der Weg, den Menschen aus der Branche selbst gehen, wenn sie umziehen.

Warum die Verwaltung der richtige Adressat ist

Wohnungen in Mehrfamilienhäusern gehören oft Eigentümern, die selbst nicht in der Stadt wohnen. Wer die Wohnung vermietet, ist dann die beauftragte Hausverwaltung. Sie führt die Kartei, sie bekommt die Kündigung zuerst, sie entscheidet über den Weg der Vergabe.

Der zweite Grund ist die Menge. Eine mittelgroße Verwaltung hat oft mehrere hundert bis mehrere tausend Einheiten im Bestand. Christians Büro verwaltet rund 4.000. Wer dort in der Kartei steht, steht bei jeder einzelnen dieser Wohnungen mit auf dem Zettel — nicht nur bei einer.

So findest du heraus, wer verwaltet

Der Name der Verwaltung steht selten im Internet, aber fast immer am Haus. Geh durch das Viertel, in dem du wohnen willst, und sieh nach:

• Der Aushang im Hausflur. Dort hängt die Hausordnung, und darunter steht, wer sie erlassen hat.
• Der Aufkleber an der Mülltonne oder am Zählerschrank.
• Das Schild am Baugerüst oder am Container bei Sanierungen.
• Das Klingelschild ohne Namen — dort steht manchmal direkt die Verwaltung.
• Der Zettel im Fenster, wenn ein Handwerker im Haus ist.

Dazu kommt der einfachste Weg: Sieh dir die Inserate der letzten Wochen in deiner Stadt an und notiere die Anbieter. Es sind meist dieselben zwanzig bis vierzig Namen. Genossenschaften und die kommunale Gesellschaft findest du über die Seite der Stadt.

Anrufen oder schreiben?

Beides, in dieser Reihenfolge. Der Anruf klärt in zwei Minuten, ob es überhaupt eine Kartei gibt und an wen du schreiben sollst. Die Mail liefert dann die Daten in einer Form, die jemand ablegen kann.

Ruf vormittags an, zwischen neun und halb zwölf. Nach der Mittagspause laufen Termine, freitags ist in vielen Büros früh Schluss. Und sag in den ersten zehn Sekunden, worum es geht: dass du eine Wohnung suchst und wissen willst, ob eine Interessentenliste geführt wird. Alles andere klärt sich danach.

Was in die Anfrage gehört

Eine Anfrage an eine Verwaltung ist keine Bewerbung. Sie ist ein Steckbrief, der in eine Kartei passt. Kurz, sachlich, vollständig:

1. Wer du bist und wie viele Personen einziehen.
2. Was du suchst — mit Spielraum. Eine Spanne bei Zimmern und Fläche, nicht eine exakte Zahl.
3. In welchen Vierteln, gern mehrere.
4. Ab wann du kannst und ob du flexibel bist.
5. Deine wirtschaftliche Lage in einem Satz. Also Beruf und dass das Einkommen unbefristet ist, wenn es das ist.
6. Telefonnummer und Mailadresse.
7. Der Satz, dass du Unterlagen auf Wunsch sofort schickst.

Mehr nicht. Eine halbe Seite. Wer seine komplette Mappe unaufgefordert an eine Verwaltung schickt, die gerade keine Wohnung hat, erzeugt Arbeit statt Sympathie — und gibt Daten heraus, für die es noch gar keinen Anlass gibt. Was du wann herausgibst, steht in welche Daten du im Erstkontakt herausgeben darfst.

Was mit deiner Anfrage im Büro passiert

Hier ist der ehrliche Teil. In den meisten Büros gibt es niemanden, dessen Aufgabe es ist, Initiativanfragen zu bearbeiten. Deine Mail landet in einem Sammelpostfach, wird von der Person gelesen, die gerade Zeit hat, und dann entweder abgelegt oder gelöscht.

Abgelegt wird, was sich in zehn Sekunden erfassen lässt. Gelöscht wird, was drei Bildschirmseiten lang ist, was mit Anhängen kommt, die niemand angefordert hat, und was keine Telefonnummer enthält.

Wenn dann eine Wohnung frei wird, sucht jemand in der Ablage nach den Kriterien und ruft an. Nicht mailt — ruft an. Wer nicht rangeht, bekommt in der Regel einen Versuch und danach steht der nächste Name dran. Deshalb ist die erreichbare Nummer wichtiger als jedes schöne Anschreiben.

Nachfassen, ohne zu nerven

Einmal nach vier bis sechs Wochen. Kurz, freundlich, mit einem echten Anlass: dass sich etwas an deiner Suche geändert hat, dass du den Zeitraum erweitert hast, dass du auch einen anderen Stadtteil nimmst. Das ist eine Aktualisierung deines Eintrags und wird als solche verstanden.

Was nicht funktioniert: wöchentliche Nachfragen, mehrere Mails an verschiedene Adressen derselben Firma, der Anruf mit der Frage, warum sich niemand gemeldet hat. Verwaltungen merken sich Namen, und in einer Stadt mit wenigen großen Anbietern wirkt das lange nach. Wie eine Nachfassnachricht aufgebaut ist, die nicht drängt, steht in Nachfassen nach der Bewerbung.

Der Unterschied zum privaten Vermieter

Bei einem privaten Eigentümer mit zwei Wohnungen funktioniert derselbe Weg, aber anders. Dort gibt es keine Kartei, sondern einen Menschen, der sich vielleicht an dich erinnert. Die Anfrage darf persönlicher sein, sie darf erzählen, warum genau diese Gegend. Und sie darf auf Papier kommen, in den Briefkasten.

Welcher Ton zu wem passt, ist in Anschreiben an die Hausverwaltung oder an den privaten Vermieter ausführlich beschrieben. Fertige Textbausteine für beide Fälle, auch für die Initiativanfrage ohne konkrete Wohnung, stecken in den Zusage-Vorlagen.

Dein Plan für diese Woche

1. Zwei Stunden für einen Spaziergang durch dein Wunschviertel, Handy dabei, Namen an Häusern fotografieren.
2. Die Anbieter aus den Inseraten der letzten vier Wochen dazuschreiben.
3. Fünf Verwaltungen anrufen und nach der Kartei fragen.
4. Denselben Steckbrief an alle fünf schicken, jeweils mit dem Namen der Person, mit der du gesprochen hast.
5. Termin im Kalender in fünf Wochen für eine kurze Aktualisierung.

Kurz zusammengefasst

Die Hausverwaltung ist bei Mehrfamilienhäusern meist die Stelle, die tatsächlich vermietet, und sie erfährt von einer freien Wohnung als Erste. Wer die Namen aus dem eigenen Viertel sammelt, anruft und danach einen kurzen Steckbrief schickt, kommt in die Kartei — und damit in die Runde, die vor dem Inserat angerufen wird. Halte die Anfrage auf einer halben Seite, schick keine ungefragten Anhänge mit, geh ans Telefon und fass genau einmal nach. Wer die Wohnungen vergibt, ohne sie je zu inserieren, steht in Wohnungen, die nie inseriert werden.

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