Bewerbungsunterlagen als ein PDF zusammenfügen

Du hast alles beisammen. Den Gehaltszettel als Handyfoto, die Selbstauskunft als Scan, die SCHUFA als PDF, das Anschreiben in Word. Jetzt willst du das abschicken. Und dann hängst du acht Dateien an eine Mail.

Genau da verlierst du. Nicht weil deine Unterlagen schlecht sind, sondern weil niemand acht Anhänge einzeln öffnet, wenn davor noch sechzig Mails liegen.

Warum eine Datei den Unterschied macht

Wer Bewerbungen sortiert, arbeitet mit dem Zeigefinger auf der Maus. Eine Datei bedeutet: ein Klick, durchscrollen, Entscheidung. Acht Dateien bedeuten: acht Klicks, acht Fenster, kein Überblick, keine Reihenfolge. Das wird verschoben. Und verschoben heißt meistens vergessen.

Dazu kommt: Mehrere Anhänge landen häufiger im Spam. Eine einzelne PDF mit sprechendem Namen nicht.

Schritt für Schritt

1. Alles in dasselbe Format bringen. Fotos und Scans werden zu PDF-Seiten. Word-Dateien werden über „Speichern unter“ oder „Exportieren“ zu PDF.
2. Nummerieren. Benenne die Einzeldateien mit einer führenden Zahl: 01-Deckblatt, 02-Anschreiben, 03-Selbstauskunft, 04-Gehalt, 05-SCHUFA. Dann stimmt die Reihenfolge später automatisch.
3. Zusammenfügen. Mit einem Werkzeug, das offline arbeitet (dazu gleich mehr).
4. Verkleinern. Ziel: unter zehn Megabyte.
5. Umbenennen. Bewerbung-Nachname-Strasse-Hausnummer.pdf
6. Kontrolle. Auf dem Handy öffnen, einmal durchscrollen, auf Kopfstand-Seiten und unlesbare Scans prüfen.

Womit du zusammenfügst, ohne Geld auszugeben

Windows. Markiere alle PDF-Dateien im Explorer, Rechtsklick, Drucken, als Drucker „Microsoft Print to PDF“ wählen. Das erzeugt eine neue Datei mit allen Seiten. Alternativ arbeitest du in Word: Bilder nacheinander einfügen, dann das ganze Dokument als PDF exportieren.

Mac. Öffne die erste PDF in der Vorschau, blende die Seitenleiste ein und ziehe die weiteren Dateien einfach hinein. Reihenfolge per Drag and Drop sortieren, dann als PDF exportieren.

Handy. Die eingebaute Notizen-App auf dem iPhone kann mehrseitig scannen. Auf Android können das die Dateien- oder Drive-App. Achte darauf, dass du am Ende eine mehrseitige Datei bekommst und nicht mehrere Einzelbilder.

Scans, die lesbar sind

Ein schlechter Scan wirkt schlampig, auch wenn dein Einkommen stimmt. Drei Dinge helfen:

• Tageslicht statt Deckenlampe. Die Lampe wirft deinen eigenen Schatten auf das Blatt.
• Das Blatt auf eine dunkle Unterlage legen. Dann erkennt die Scan-App die Kanten sauber.
• Direkt von oben fotografieren. Schräge Aufnahmen werden von der Automatik verzerrt.

Nutze die Scan-Funktion, nicht die normale Kamera. Die Scan-Funktion gleicht Schatten aus und schneidet zu.

Die Datei kleiner bekommen

Ein Handyfoto ist schnell fünf Megabyte groß. Sechs Fotos ergeben eine Datei, die kein Postfach mehr annimmt.

Die Scan-Apps bieten meist eine Qualitätsstufe an. Graustufen statt Farbe reichen für Gehaltszettel völlig aus und sparen viel Platz. Wenn die Datei trotzdem zu groß ist, exportiere die Bilder vorher in kleinerer Auflösung. Alles, was du am Bildschirm noch bequem lesen kannst, ist gut genug.

Der Umweg über Word, wenn nichts anderes klappt

Wenn dir die Bordmittel zu umständlich sind, geht es auch so: Neues Word-Dokument öffnen. Alle Bilder nacheinander einfügen, jedes auf eine eigene Seite. Die PDF-Seiten, die du schon hast, vorher als Bild exportieren oder am Ende getrennt anhängen. Dann über „Speichern unter“ das Format PDF wählen.

Das ist nicht elegant, aber es funktioniert auf jedem Rechner und ohne zusätzliche Software. Achte nur darauf, dass die Bilder auf Seitenbreite skaliert sind. Sonst bekommst du Seiten, auf denen ein Gehaltszettel briefmarkengroß in der Ecke klebt.

Wenn der Vermieter ein Portal nutzt

Immer mehr Verwaltungen arbeiten mit Bewerberportalen. Dort lädst du einzelne Dateien in vorgegebene Felder hoch. Dann brauchst du keine Sammel-PDF.

Zwei Dinge gelten trotzdem. Erstens: Benenne die Einzeldateien sprechend, also Gehalt-Maerz, Gehalt-April, nicht IMG_4821. Zweitens: Wenn es ein freies Feld für weitere Unterlagen gibt, lade dort deine Sammel-PDF hoch. Dann hat der Leser beides und kann sich aussuchen, was ihm lieber ist.

Passwort ja oder nein?

Ein Passwortschutz klingt vernünftig, ist aber in der Praxis ein Problem. Der Empfänger muss dann bei jeder Bewerbung ein Passwort suchen. Bei vielen Bewerbern führt das dazu, dass die Datei ungeöffnet liegen bleibt.

Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: Gib nur die Daten heraus, die zum jeweiligen Zeitpunkt dran sind. Was das heißt, steht in Welche Unterlagen brauchst du für eine Wohnungsbewerbung.

Vor dem Absenden noch einmal prüfen

• Stimmt die Reihenfolge? Deckblatt zuerst, Sonderfälle zuletzt. Der Aufbau steht in Die Bewerbungsmappe für die Wohnung.
• Steht keine Seite auf dem Kopf?
• Sind alle Seiten lesbar, auch der Kleingedruckte Teil der SCHUFA?
• Hast du geschwärzt, was du schwärzen wolltest? Zum Beispiel auf einer Ausweiskopie, siehe Ausweiskopie für die Wohnungsbewerbung.
• Ist der Dateiname sprechend?

Kurz zusammengefasst

• Eine Datei statt acht Anhängen. Das ist der größte Hebel im ganzen Bewerbungsprozess.
• Zusammenfügen geht mit Bordmitteln auf Windows, Mac und Handy. Online-Konverter mit Finanzdaten zu füttern ist unnötig riskant.
• Unter zehn Megabyte bleiben, Graustufen reichen.
• Dateiname mit Nachname und Straße. Dann findet dich der Empfänger wieder.

Das passt dazu

• Welche Unterlagen brauchst du für eine Wohnungsbewerbung?
• Diese Unterlagen gibst du niemals im Original heraus
• Führungszeugnis für die Wohnung: darf das verlangt werden?
• Mieterselbstauskunft ausfüllen: Feld für Feld erklärt
• Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: was sie ist und wer sie ausstellt
• Die Bewerbungsmappe für zwei Personen aufbauen