Ausweiskopie für die Wohnungsbewerbung: erlaubt und was du schwärzen darfst

„Schicken Sie bitte noch eine Ausweiskopie mit.“ Der Satz steht in unzähligen Mails, und fast alle schicken sie. Es fühlt sich harmlos an. Es ist es nicht.

Ein Personalausweis enthält alles, was man braucht, um in deinem Namen Verträge abzuschließen. Und in der Bewerbungsphase hat ihn niemand in der Hand zu haben.

Der Unterschied zwischen Zeigen und Kopieren

Vorzeigen ist erlaubt und meistens auch sinnvoll. Der Vermieter darf prüfen, ob du die Person bist, die im Vertrag stehen soll. Er sieht sich den Ausweis an, gleicht den Namen ab, gibt ihn zurück. Danach hat er nichts in der Hand, aber die Frage ist beantwortet.

Kopieren ist etwas völlig anderes. Eine Kopie bleibt. Sie liegt in einem Ordner, in einem Postfach, auf einem Server. Sie wird oft nicht gelöscht, wenn du die Wohnung nicht bekommst.

Nach dem Stufenmodell der Datenschutzkonferenz ist eine Ausweiskopie in der Bewerbungsphase nicht zulässig. In den ersten beiden Stufen geht es um Kontaktdaten und um Angaben zur Zahlungsfähigkeit. Eine Ausweiskopie gehört in keine dieser Kategorien.

Was das Personalausweisgesetz dazu sagt

Eine Kopie deines Ausweises darf nur mit deiner Zustimmung angefertigt werden. Sie muss als Kopie erkennbar sein. Und wer sie hat, darf die Daten nicht an Dritte weitergeben.

Das heißt praktisch: Eine Kopie ist nicht per se verboten, wenn du zustimmst. Aber niemand darf sie einfach verlangen, und ein Datenschutzrecht braucht darüber hinaus immer einen Grund. In der Bewerbungsphase fehlt dieser Grund.

Wenn du dich für eine Kopie entscheidest: was du schwärzt

Manchmal willst du das Thema nicht zum Streitpunkt machen. Dann gib eine Kopie heraus, aber eine reduzierte. Diese Felder brauchst niemand im Bewerbungsverfahren:

• Die Ausweis- oder Seriennummer
• Die Zugangsnummer und die sechsstellige Nummer für die Online-Ausweisfunktion
• Die maschinenlesbare Zone, also die zwei bis drei Zeilen mit den vielen Zeichen unten
• Die Zugangsnummer auf der Rückseite
• Größe und Augenfarbe
• Die ausstellende Behörde
• Deine Unterschrift

Sichtbar bleiben: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Gültigkeitsdatum. Damit ist die Identitätsprüfung möglich, und alles Missbrauchsträchtige ist weg.

Schreib außerdem quer über die Kopie: „Kopie, nur zur Vorlage bei [Name des Vermieters], Datum“. Das erschwert eine Weiterverwendung erheblich.

Richtig schwärzen

Ein schwarzes Rechteck, das du in einem PDF-Programm darüberlegst, lässt sich oft mit wenigen Klicks wieder entfernen. Der Text darunter bleibt in der Datei.

Sicher ist der analoge Weg: ausdrucken, mit einem deckenden schwarzen Stift schwärzen, den Ausdruck neu einscannen. Dann existiert die Information nicht mehr. Wie du das in deine Mappe einbaust, steht in Bewerbungsunterlagen als ein PDF zusammenfügen.

Wie du ablehnst, ohne unangenehm zu wirken

Die Formulierung entscheidet. Ein „Das darf ich nicht“ klingt nach Belehrung. Ein Angebot klingt nach Lösung.

Den Ausweis zeige ich Ihnen bei der Besichtigung oder bei der Vertragsunterschrift gern im Original vor. Eine Kopie gebe ich aus Datenschutzgründen nicht aus der Hand. Für die Identitätsprüfung reicht das Vorzeigen aus.

Das ist höflich, klar und lässt der anderen Seite einen bequemen Weg. In der Praxis wird es fast immer akzeptiert.

Der Trick mit dem Ausweis beim Besichtigungstermin

Bei Massenbesichtigungen wird manchmal am Eingang ein Ausweis eingesammelt oder abfotografiert, damit niemand verschwindet. Das ist kein zulässiger Grund für eine Kopie.

Wenn du in dieser Lage stehst, hilft ein sachlicher Satz: dass du den Ausweis gern vorzeigst, ihn aber nicht aus der Hand gibst und keiner Aufnahme zustimmst. Wenn eine Liste geführt wird, reichen Name und Telefonnummer. Genau das ist auch die erste Stufe des Stufenmodells.

Ein Ausweis, der eine Stunde lang in einer fremden Tasche liegt, kann in dieser Stunde fotografiert werden. Das ist kein unwahrscheinliches Szenario, sondern einfach ein unnötiges Risiko.

Wann eine Kopie tatsächlich verlangt werden darf

Nach Vertragsschluss sieht es anders aus. Dann gibt es eine Vertragsbeziehung, und der Vermieter kann ein berechtigtes Interesse an einem Identitätsnachweis haben, etwa für die Wohnungsgeberbestätigung oder für die Abwicklung der Kaution.

Auch dann gilt allerdings: nur so wenig wie nötig, geschwärzt, und mit einem Zweckvermerk versehen.

Was danach mit der Kopie passieren muss

Wenn du die Wohnung nicht bekommst, müssen deine Unterlagen gelöscht oder vernichtet werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Du darfst nach Artikel 15 DSGVO fragen, was gespeichert ist, und nach Artikel 17 DSGVO die Löschung verlangen.

Bei einer Kopie des Ausweises lohnt diese Nachfrage besonders. Eine kurze, freundliche Mail nach der Absage reicht.

Was du ohnehin nie herausgeben solltest

• Eine Kopie deines Reisepasses. Sie enthält noch mehr Daten als der Ausweis.
• Deine Steuer-Identifikationsnummer.
• Deine Sozialversicherungsnummer.
• Eine Kopie der Krankenversichertenkarte.
• Ungeschwärzte Kontoauszüge. Welche Unterlagen wann dran sind, steht in Welche Unterlagen brauchst du für eine Wohnungsbewerbung.

Keines dieser Dokumente hat einen Bezug zu deiner Zahlungsfähigkeit. Die Frage danach ist unzulässig, und die Regeln dazu stehen in Die Mieterselbstauskunft.

Kurz zusammengefasst

• Vorzeigen ist erlaubt, eine Kopie in der Bewerbungsphase nach dem Stufenmodell nicht.
• Wenn du dich doch für eine Kopie entscheidest: Nummern, maschinenlesbare Zone, Unterschrift und Behörde schwärzen.
• Schwärze analog, nicht mit einem Rechteck im PDF-Programm.
• Biete das Vorzeigen aktiv an. Dann wirkt deine Absage wie eine Lösung und nicht wie eine Blockade.

Das passt dazu

• Die Mieterselbstauskunft: was du ausfüllen musst und was nicht
• Diese Unterlagen gibst du niemals im Original heraus
• Die Vorvermieterbescheinigung und der Unterschied zur Mietschuldenfreiheit
• Der Vermieter stellt keine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung aus
• Elternbürgschaft: wie ihr die Haftung begrenzt
• Der Wohnberechtigungsschein: wer ihn bekommt und wie du ihn beantragst