Erreichbar bleiben, wenn der Vermieter anruft

Dienstagvormittag, halb elf. Dein Handy liegt lautlos in der Tasche, du bist in einer Besprechung. Abends siehst du einen Anruf in Abwesenheit von einer unbekannten Festnetznummer. Keine Nachricht auf der Mailbox. Du rufst zurück, niemand geht ran.

Drei Tage später kommt die Absage. Nicht, weil deine Unterlagen schlecht waren. Sondern weil jemand anderes beim ersten Versuch drangegangen ist.

Warum im Büro oft nur einmal angerufen wird

Wenn eine Wohnung in einer Verwaltung zur Besichtigung eingeladen wird, ist eine Liste da. Zehn, fünfzehn, manchmal dreißig Namen. Die Person, die die Termine macht, hat für diese Wohnung ein Zeitfenster und nicht mehr.

Also wird die Liste von oben abgearbeitet. Wer nicht rangeht, bekommt in vielen Häusern eine Mail und rückt sonst nach hinten. Wer rangeht und sofort einen Termin bestätigt, ist im Kalender. Das ist keine Böswilligkeit, sondern reine Zeitrechnung.

Aus über tausend Vermietungen ist die Erfahrung eindeutig: Erreichbarkeit ist eines der wenigen Dinge, die du zu hundert Prozent selbst steuern kannst. Bonität nicht, Einkommen nicht, Konkurrenz nicht. Das Telefon schon.

Die Mailbox, die dir tatsächlich hilft

Die meisten Mailboxen sind entweder abgeschaltet oder sagen nur die Nummer an. Beides kostet dich Anrufe. Eine Mailbox, die für die Wohnungssuche taugt, macht drei Dinge.

• Sie nennt deinen vollständigen Namen. Der Anrufer weiß dann sofort, dass er richtig ist.
• Sie sagt, wann du zurückrufst. Ein Satz reicht: „Ich rufe heute nach siebzehn Uhr zurück.“
• Sie bittet um Namen und Objekt. Dann weißt du beim Rückruf, worum es geht.

Ein Beispiel, das du wörtlich übernehmen kannst: „Hier ist der Anschluss von Anna Berger. Ich kann gerade nicht ans Telefon. Hinterlassen Sie mir gern Ihren Namen und die Wohnung, um die es geht, ich rufe heute nach siebzehn Uhr zurück.“

Wie schnell ein Rückruf sein muss

Am selben Tag. Das ist der ganze Maßstab. Ein Rückruf am nächsten Vormittag ist meistens noch in Ordnung, alles danach ist zu spät, weil die Termine dann vergeben sind.

Praktisch heißt das: Sieh zweimal am Tag bewusst aufs Telefon, in der Mittagspause und nach Feierabend. Und ruf aus einer ruhigen Umgebung zurück, nicht aus dem Treppenhaus zwischen zwei Terminen. Das Gespräch dauert zwei Minuten und entscheidet über deinen Besichtigungstermin.

Halte beim Rückruf drei Dinge bereit: deine Übersicht mit den laufenden Bewerbungen, deinen Kalender und einen Stift. Wie diese Übersicht aussieht, steht in Wohnungsbewerbungen nachhalten ohne Chaos.

Wenn du im Job nicht ans Telefon kannst

Viele können tagsüber schlicht nicht rangehen. Das ist kein Nachteil, solange du es abfängst. Vier Wege funktionieren.

1. Schreib in deine Anfrage eine Zeile dazu: „Telefonisch erreichen Sie mich am besten zwischen zwölf und dreizehn Uhr sowie ab siebzehn Uhr.“ Das wird gelesen und tatsächlich beachtet.
2. Biete die Mail als gleichwertigen Weg an. Viele Büros schreiben lieber, wenn sie wissen, dass es dort schneller geht.
3. Richte die Mailbox wie oben ein, damit der Anruf nicht ins Leere läuft.
4. Nenne eine zweite Nummer, wenn jemand für dich rangehen kann, und sag dieser Person vorher Bescheid, worum es geht.

Was du dabei nicht tust: eine Erreichbarkeit versprechen, die du nicht halten kannst. Wenn du um vierzehn Uhr nicht rangehen kannst, schreib es nicht in die Anfrage.

Technik, die sonst noch dazugehört

Ein paar Kleinigkeiten, die in der Praxis regelmäßig Bewerbungen kosten.

• Eine eigene Mailadresse nur für die Wohnungssuche, mit deinem echten Namen und aktiviertem Hinweiston auf dem Handy.
• Der Spamordner wird täglich kurz geprüft. Antworten von Portalen und Verwaltungen landen dort erstaunlich oft.
• Deine Telefonnummer steht in der Signatur jeder Mail und im Portalprofil, nicht nur im Anschreiben.
• Der Anrufbeantworter ist nicht voll. Eine volle Mailbox ist das gleiche wie gar keine.
• Die Nummer im Portalprofil ist die, an die du wirklich rangehst.

Wenn du mit mehreren Personen suchst, legt ihr vorher fest, wer rangeht und wer verbindlich zusagen darf. Nichts ist unangenehmer als zwei Rückrufe zur selben Wohnung mit unterschiedlichen Aussagen. Wie ihr eure Unterlagen dabei sauber zusammenführt, steht in die Bewerbungsmappe für zwei Personen aufbauen.

Das kurze Gespräch selbst

Wenn der Anruf kommt, geht es fast nie um eine Prüfung. Es geht um Termine. Trotzdem entsteht in diesen zwei Minuten ein Eindruck.

1. Melde dich mit deinem vollen Namen, nicht mit „Ja?“.
2. Ordne die Wohnung sofort zu. Deshalb die Übersicht neben dem Telefon.
3. Sag zu, wenn du kannst. Nicht „ich melde mich nachher nochmal“, das kostet dich den Platz.
4. Frag nach der Adresse, der Uhrzeit und ob du Unterlagen mitbringen sollst.
5. Schreib den Namen der Person auf. Du brauchst ihn später beim Nachfassen.

Was du zur Besichtigung mitnimmst und wie du dort auftrittst, steht in Unterlagen zur Besichtigung mitbringen oder nachreichen und in die ersten Minuten bei der Besichtigung.

Wie eine Interessentenliste im Büro abtelefoniert wird und an welcher Stelle Bewerber dabei herausfallen, ist im Kurs Schritt für Schritt beschrieben.

Kurz zusammengefasst

In vielen Büros wird einmal angerufen, dann geht es weiter zum nächsten Namen. Richte deshalb eine Mailbox mit Namen, Rückrufzeit und der Bitte um das Objekt ein. Ruf am selben Tag zurück, aus einer ruhigen Umgebung, mit Übersicht und Kalender vor dir. Schreib deine Erreichbarkeitszeiten direkt in die Anfrage und halte dich daran. Und prüf täglich den Spamordner — dort liegen mehr Einladungen, als du denkst.

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