Was darfst du in der Gehaltsabrechnung schwärzen?

Nimm deine letzte Gehaltsabrechnung und schau sie dir einmal ganz an. Da steht dein Nettobetrag, klar. Da steht aber auch deine Sozialversicherungsnummer. Deine Steuer-Identifikationsnummer. Deine Krankenkasse. Und je nach Formular auch, welcher Religionsgemeinschaft du angehörst.

Nichts davon hat mit der Frage zu tun, ob du die Miete zahlen kannst.

Der Grundsatz, an dem du dich orientieren kannst

Erhoben und verarbeitet werden dürfen nur die Daten, die für den Zweck wirklich nötig sind. Der Zweck lautet hier: einschätzen, ob die Miete dauerhaft bezahlt werden kann.

Daraus folgt eine einfache Faustregel für dich. Alles, was diese Frage beantwortet, bleibt lesbar. Alles, was sie nicht beantwortet, darfst du abdecken.

Das ist kein Trick und keine Grauzone. Es ist der Gedanke, der hinter dem Datenschutz steht.

Das darfst du abdecken

• Religionszugehörigkeit und Kirchensteuermerkmal. Eine besonders geschützte Angabe, die niemanden etwas angeht.
• Sozialversicherungsnummer. Eine eindeutige Kennung, die für Missbrauch taugt und für die Miete nichts aussagt.
• Steuer-Identifikationsnummer. Dasselbe.
• Personalnummer. Firmeninterne Kennung ohne Bedeutung für dich und die Wohnung.
• Krankenkasse. Lässt Rückschlüsse zu, die niemanden betreffen.
• Kontonummer und IBAN. Für einen Einkommensnachweis nicht nötig.
• Kinderfreibeträge und Angaben zu Kindern, soweit du sie nicht ohnehin in der Selbstauskunft angibst.
• Urlaubs- und Gleitzeitkonten, Betriebszugehörigkeit in Tagen, Kostenstellen, interne Vermerke.

Das sollte lesbar bleiben

• Dein Name. Ohne ihn ist das Papier wertlos, weil es dir niemand zuordnen kann.
• Der Abrechnungsmonat. Aktualität ist eines der wichtigsten Kriterien.
• Der Arbeitgeber. Er beantwortet die Frage, woher das Geld kommt.
• Brutto und Netto. Vor allem der Auszahlungsbetrag. Das ist die Zahl, mit der gerechnet wird.
• Das Eintrittsdatum, wenn es auf der Abrechnung steht. Es zeigt, wie lange die Beschäftigung läuft.

Wenn du von dieser Liste etwas schwärzt, zerstörst du die Aussagekraft. Dann ist die Unterlage kein Nachweis mehr, sondern ein Blatt mit schwarzen Balken.

Wie du richtig schwärzt

Das ist der Teil, den fast alle unterschätzen. Ein schlecht geschwärztes Dokument ist schlimmer als ein ungeschwärztes, weil es falsche Sicherheit gibt.

1. Nicht mit einem digitalen Textmarker arbeiten. Farbige Balken in PDF-Programmen liegen oft nur über dem Text. Der Text darunter lässt sich weiterhin markieren und kopieren.
2. Der sichere Weg mit Papier: ausdrucken, mit einem deckenden schwarzen Stift abdecken, die Rückseite prüfen, und dann das geschwärzte Blatt neu einscannen oder kopieren. Nur die Kopie gibst du weiter.
3. Der sichere Weg digital: eine Funktion nutzen, die den Inhalt tatsächlich entfernt, und danach das Ergebnis selbst prüfen, indem du versuchst, den geschwärzten Text zu markieren.
4. Gegen das Licht halten. Bei Papier reicht ein Filzstift oft nicht, vor allem bei dünnem Druckerpapier.
5. Am Ende noch einmal alles lesen. Lieber einmal zu viel kontrolliert als eine Sozialversicherungsnummer im Umlauf.

Was ich sehe, wenn eine Abrechnung geschwärzt ankommt

Ganz ehrlich: in den allermeisten Fällen gar nichts Besonderes. Zwei bis drei abgedeckte Stellen an Nummern und Kennungen fallen mir kaum auf, und sie stören mich nicht.

Auffällig wird es erst in zwei Fällen. Wenn die halbe Seite schwarz ist, frage ich mich, was da wohl stand. Und wenn ausgerechnet die Zeilen fehlen, die etwas über das verfügbare Geld sagen, werde ich aufmerksam.

Mein Rat aus der Praxis ist deshalb so unspektakulär wie wirksam: Schwärze wenig und gezielt. Zwei Nummern und die Konfession, fertig. Das wirkt informiert und ordentlich. Ein Blatt voller Balken wirkt nach Misstrauen, und Misstrauen ist ansteckend.

Die Ausweiskopie nicht vergessen

Was für die Abrechnung gilt, gilt genauso für den Ausweis. Auch dort stehen Angaben, die für eine Vermietung nicht nötig sind.

Abdecken kannst du unter anderem die Ausweis- und Seriennummer, die Zugangsnummer, Körpergröße und Augenfarbe sowie die maschinenlesbare Zeile am unteren Rand. Lesbar bleiben sollten Name, Geburtsdatum, Anschrift und dein Foto.

Schreib außerdem gut sichtbar „Kopie“ auf das Blatt. Das erschwert die Weiterverwendung und ist in der Praxis üblich.

Wann du überhaupt herausgibst

Schwärzen löst nicht das Grundproblem, wenn du zu früh zu viel verschickst.

Einkommens- und Bonitätsunterlagen gehören in die Phase, in der es konkret auf einen Mietvertrag zugeht. Nicht in die erste Mail auf eine Anzeige, und schon gar nicht in ein Onlineformular, dessen Betreiber du nicht kennst.

Was wann sinnvoll ist, steht unter Einkommensnachweis für die Wohnung. Wie viele Abrechnungen üblich sind, erklärt der Text wie viele Gehaltsabrechnungen der Vermieter sehen will.

Wenn du dich unwohl fühlst

Du darfst nachfragen. Wofür wird das gebraucht, wer bekommt es zu sehen, wie lange wird es aufbewahrt, was passiert bei einer Absage.

Eine seriöse Verwaltung beantwortet das ohne Zögern. Eine Antwort, die ausweicht, ist selbst schon eine Information. Und für Unterlagen, die nicht mehr gebraucht werden, gilt: Sie sind zu löschen oder zu vernichten, nicht für später abzulegen.

Was auf einer Abrechnung überhaupt alles steht

Die meisten schauen nur auf die letzte Zeile. Dabei ist so ein Blatt erstaunlich gesprächig.

Neben Brutto und Netto stehen dort je nach Arbeitgeber und Programm: Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal, Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Personalnummer, Kostenstelle, Urlaubstage, Gleitzeitsaldo, Betriebszugehörigkeit, manchmal auch Zuschläge, aus denen sich deine Schichtzeiten ablesen lassen.

Ein Vermieter braucht davon eine Handvoll Angaben. Alles andere gibst du heraus, ohne dass es jemandem nützt. Deshalb lohnt es sich, das Blatt einmal in Ruhe von oben nach unten zu lesen, bevor du es kopierst.

Die Steuerklasse ist ein Sonderfall

Sie verrät etwas über deinen Familienstand. Das gehört eigentlich nicht auf den Tisch eines Vermieters.

Gleichzeitig ist sie mit dem Nettobetrag verbunden: Wer die Steuerklasse abdeckt, macht es schwerer, die Zahlen nachzuvollziehen. In der Praxis stört es kaum jemanden, wenn sie stehen bleibt, und kaum jemanden, wenn sie fehlt.

Entscheide das für dich. Wichtig ist nur, konsequent zu sein: entweder auf allen drei Abrechnungen abdecken oder auf keiner. Unterschiedlich geschwärzte Blätter sehen nach Zufall aus und laden zu Fragen ein.

Kurz zusammengefasst

• Abdecken darfst du alles, was nichts über deine Zahlungsfähigkeit sagt.
• Lesbar bleiben müssen Name, Monat, Arbeitgeber und vor allem der Nettobetrag.
• Farbige Balken in PDF-Programmen sind keine Schwärzung. Drucken, schwärzen, neu einscannen ist sicher.
• Wenig und gezielt schwärzen wirkt souverän, ein schwarzes Blatt wirkt misstrauisch.
• Für die Ausweiskopie gilt dasselbe, plus der Vermerk „Kopie“.

Das passt dazu

• Den SCHUFA-Score verstehen: was die Zahl bedeutet
• SCHUFA-Auskunft für den Vermieter: welche Variante du brauchst
• Befristeter Arbeitsvertrag und trotzdem die Wohnung bekommen
• Die Arbeitgeberbescheinigung für den Vermieter richtig nutzen
• Wohnung mieten in der Probezeit oder mit befristetem Vertrag
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