Übergabeprotokoll ausfüllen, damit es beim Auszug noch hält

Der Termin dauert vierzig Minuten. Ihr geht durch die Räume, jemand hakt Kästchen ab, am Ende unterschreiben beide. Zweieinhalb Jahre später streitet ihr über genau dieses Blatt. Und darauf steht: „Bad: Fliesen beschädigt“.

Mit so einer Zeile kann niemand etwas anfangen. Welche Fliese? Wie groß? War der Riss schon da oder ist er neu? Das Protokoll sieht aus wie Dokumentation, hält aber nichts fest. Wie du jede Zeile so formulierst, dass sie später noch trägt, steht hier.

Warum „Kratzer vorhanden“ nichts wert ist

Ein Übergabeprotokoll hat genau einen Zweck: Es soll in zwei, fünf oder acht Jahren beweisen, in welchem Zustand du die Wohnung übernommen hast. Der entscheidende Punkt ist dabei nicht, dass etwas notiert wurde, sondern was genau.

Beim Auszug wird über Schäden gesprochen, nicht über Erinnerungen. Wenn im Protokoll „Parkett abgenutzt“ steht und beim Auszug eine tiefe Kerbe im Wohnzimmer zu sehen ist, dann ist „abgenutzt“ keine Hilfe. Beide Seiten können behaupten, was sie wollen.

Aus dem Büro kenne ich beide Sorten von Protokollen. Die brauchbaren erkennt man sofort — sie lesen sich langweilig, fast pedantisch. Genau das ist die Qualität.

Die drei Bausteine jeder guten Zeile

Jede Zeile, die etwas taugt, beantwortet drei Fragen. Wo ist es? Was ist es? Wie groß ist es?

1. Ort. Nicht „Schlafzimmer“, sondern „Schlafzimmer, Wand links neben dem Fenster, etwa auf Kniehöhe“.
2. Art. Nicht „beschädigt“, sondern „Kratzer“, „Loch“, „Delle“, „Fleck“, „Riss“, „fehlt“.
3. Ausmaß. Eine Zahl oder ein Vergleich: „etwa 10 cm lang“, „handtellergroß“, „drei Stück nebeneinander“.

Aus „Wand beschädigt“ wird damit: „Schlafzimmer, Wand links neben dem Fenster, etwa auf Kniehöhe: Loch von einem Dübel, ca. 1 cm, nicht verschlossen.“ Das ist ein Satz, den man in fünf Jahren noch versteht, ohne dabeigewesen zu sein.

Raum für Raum: was du wie beschreibst

Geh in einer festen Reihenfolge durch die Wohnung. Immer gleich, immer im Uhrzeigersinn. So vergisst du keine Wand.

• Böden: Art des Belags, dann Auffälligkeiten mit Ort und Größe. „Laminat, Wohnzimmer: zwei Dellen vor dem Fenster, je ca. 2 cm.“
• Wände und Decken: gestrichen oder tapeziert, Farbe, dann Löcher, Flecken, Risse. Dübellöcher zählen, nicht schätzen.
• Fenster: lassen sie sich öffnen und kippen, schließen sie dicht, sind Griffe und Dichtungen vollständig, gibt es Kratzer in der Scheibe.
• Türen: schließen sie, sind Schlösser und Drücker da, gibt es Druckstellen an den Kanten.
• Bad: Fugen, Silikon, Abflüsse, ob Waschbecken und Wanne Absplitterungen haben, ob der Spülkasten läuft.
• Küche: welche Anschlüsse vorhanden sind, ob eine Einbauküche mit übergeben wird, und wenn ja, in welchem Zustand die Geräte sind.
• Heizung: Zahl der Heizkörper, Thermostatköpfe vorhanden, Rost oder Lackschäden.
• Nebenräume: Keller, Dachboden, Stellplatz, Garten. Diese Räume fehlen in Protokollen am häufigsten.

Zähler gehören in eigene Zeilen, mit Zählernummer und Stand. Warum die Nummer wichtiger ist als der Stand, steht in Zählerstand falsch im Protokoll.

Formulierungen, die du vermeidest

Es gibt Wörter, die auf einem Protokoll gut aussehen und im Streitfall gegen dich arbeiten.

• „Normale Abnutzung“. Das ist eine Bewertung, keine Beschreibung. Beschreib, was du siehst, und überlass die Einordnung dem, der sie später braucht.
• „Wohnung in gutem Zustand“. Dieser Satz steht in fast jedem Protokoll und hat schon manchem Mieter geschadet, weil er alles Nichtnotierte für einwandfrei erklärt.
• „Keine Mängel“. Nur unterschreiben, wenn du wirklich jede Wand angesehen hast. In einer leeren Wohnung mit Tageslicht dauert das gut zwanzig Minuten.
• „Kleinigkeiten“. Was eine Kleinigkeit ist, entscheidet beim Auszug jemand anderes.
• „Wird noch erledigt“. Ohne Datum ist das eine Absichtserklärung. Mit Datum ist es eine Zusage.

Der Satz am Ende, der dir Luft lässt

Ein Protokoll wird meist im Stehen ausgefüllt, oft in einer Wohnung ohne Licht, manchmal mit zwei Handwerkern im Nacken. Dass dabei etwas übersehen wird, ist der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Deshalb gehört an das Ende ein kurzer, sachlicher Satz, zum Beispiel: „Weitere Mängel, die bei der heutigen Begehung nicht erkennbar waren, bleiben vorbehalten.“ Das ist keine Provokation, sondern in Protokollen weit verbreitet. Viele Verwaltungen haben ihn längst im Formular.

Wenn der Vermieter deine Formulierung nicht will

Das kommt vor, und es ist meistens kein böser Wille. Wer zwanzig Übergaben im Monat macht, will schnell fertig werden und findet deine Genauigkeit lästig.

Bleib ruhig und sachlich. Der Satz, der fast immer funktioniert: „Ich schreibe nur auf, was ich sehe. Das schützt uns beide, wenn wir uns in ein paar Jahren nicht mehr erinnern.“ Damit nimmst du dem Termin die Spannung, denn du greifst niemanden an.

Bleibt es bei der Weigerung, unterschreibst du trotzdem — und schreibst deine Ergänzung handschriftlich vor deine Unterschrift dazu. Wird auch das abgelehnt, hältst du deine Punkte noch am selben Tag schriftlich fest und schickst sie an die Verwaltung. Wie das aussieht, steht in Übergabeprotokoll nachträglich ergänzen. Wie du das ansprichst, ohne dass der Ton kippt, steht in Mängel bei der Übergabe ansprechen.

Fertige Formulierungen für das Protokoll, für die Mängelliste und für das Schreiben danach liegen in den Zusage-Vorlagen — zum Ausfüllen, nicht zum Nachdenken am Übergabetag.

Kurz zusammengefasst

Ein Protokoll ist nur so viel wert wie seine einzelnen Zeilen. Jede Zeile braucht Ort, Art und Ausmaß — „Wand beschädigt“ hilft dir beim Auszug nicht, „Loch von einem Dübel, ca. 1 cm, linke Wand neben dem Fenster“ schon. Geh in fester Reihenfolge durch die Räume, vergiss Keller und Stellplatz nicht und meide Bewertungen wie „normale Abnutzung“ oder „guter Zustand“. Setz einen Vorbehaltssatz ans Ende und nimm eine Kopie mit. Was überhaupt hineingehört, steht in was ins Übergabeprotokoll gehört.

Das passt dazu

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