Was ins Übergabeprotokoll gehört und was nicht

Es gibt einen Unterschied zwischen einem ausgefüllten Protokoll und einem brauchbaren. Der Unterschied ist nicht die Länge. Er ist die Genauigkeit.

„Parkett teilweise beschädigt“ hilft dir beim Auszug ungefähr so viel wie gar nichts. „Wohnzimmer, Parkett unter dem Fenster zur Straße: drei Kratzer von etwa 10 bis 20 cm Länge, Foto 4“ hilft dir sehr. Beides steht in derselben Zeile. Nur eins davon gewinnt eine Diskussion.

Die Regel hinter jeder guten Zeile

Die Grundstruktur des Dokuments steht in Das Übergabeprotokoll: Vorlage und Pflichtinhalte. Hier geht es um die Zeilen selbst. Stell dir vor, jemand liest das Protokoll in fünf Jahren, war nie in der Wohnung und kennt dich nicht. Diese Person muss aus deiner Zeile allein erkennen können: wo etwas ist, was es ist und wie groß es ist. Wenn das gelingt, ist die Zeile gut.

Schwach	Tragfähig
Bad in Ordnung	Bad: Fliesen, Waschbecken, WC und Dusche ohne sichtbare Schäden. Silikonfuge Dusche unten rechts auf ca. 30 cm dunkel verfärbt, Foto 11.
Fenster ok	Alle Fenster geöffnet und gekippt, Funktion in Ordnung. Schlafzimmer: Griff links schwergängig.
Wand beschädigt	Flur, Wand rechts neben Wohnungstür: Loch ca. 2 cm Durchmesser in Höhe 1,40 m, Foto 2.
Zähler abgelesen	Stromzähler Nr. 1EBZ0100123456, Stand 34.781,2 kWh. Kaltwasser Nr. 17-224889, Stand 118 m³.
Schlüssel übergeben	3 x Wohnungstür, 3 x Haustür, 1 x Kellerabteil, 1 x Briefkasten, 1 x Handsender Tiefgarage. Schließanlage mit Sicherungskarte: ja.

Was unbedingt hineingehört

• Auch die Punkte ohne Mängel. „Ohne Beanstandung“ ist eine wertvolle Aussage, weil sie zeigt, dass ihr hingeschaut habt. Ein Protokoll, in dem nur Schäden stehen, lässt offen, ob der Rest geprüft wurde.
• Der Renovierungszustand. Renoviert, teilrenoviert oder unrenoviert — in einem eigenen Satz. Das ist einer der wenigen Punkte, die später richtig Geld bedeuten können.
• Funktionsprüfungen mit Ergebnis. Heizung getestet, Warmwasser getestet, Spülung getestet, Rollladen getestet. Ein Gerät, das im Sommer nie eingeschaltet wurde, ist im Oktober dein Problem.
• Zusagen mit Datum. „Vermieter lässt den tropfenden Spülkasten bis zum 15. reparieren.“ Ohne Datum ist es keine Zusage, sondern eine Absichtserklärung.
• Verweise auf die Fotos. Nummeriere die Fotos und schreib die Nummer in die Zeile. Das verbindet Bild und Text und macht beides stärker.
• Eigentumsverhältnisse der Ausstattung. Wem gehört die Küche, die Lampe, der Spiegelschrank?
• Anwesende Personen. Mit Name und Funktion. Dein Zeuge gehört namentlich ins Protokoll, sonst ist er später schwer greifbar.

Was dort nichts zu suchen hat

Pauschale Bestätigungen

Sätze wie „Die Wohnung wurde in einwandfreiem Zustand übergeben“ oder „Der Mieter erkennt den Zustand als vertragsgemäß an“ sind Verzichtserklärungen mit freundlichem Gesicht. Wenn so ein Satz im Formular steht, streiche ihn oder ergänze ihn um „mit Ausnahme der oben genannten Punkte“.

Wertungen statt Beschreibungen

„Stark abgenutzt“, „sehr gepflegt“, „ziemlich alt“ sind Meinungen. Sie lassen sich in jede Richtung auslegen. Schreib, was du siehst: Maße, Ort, Art. Die Bewertung kommt später von selbst.

Verpflichtungen des Mieters, die nicht ins Protokoll gehören

Manchmal taucht im Protokollformular plötzlich ein Satz auf wie „Der Mieter verpflichtet sich, bei Auszug frisch zu renovieren“ oder „Der Mieter übernimmt die Wartung der Therme“. Das sind Vertragsinhalte, keine Protokollinhalte. Sie gehören in den Mietvertrag und werden dort auf ihre Wirksamkeit geprüft. Unterschreib so etwas nicht nebenbei im Hausflur.

Persönliche Daten, die niemanden angehen

Geburtsdatum, Arbeitgeber, Kontonummer, Ausweisnummer — für eine Zustandsfeststellung braucht niemand davon etwas. Welche Angaben ein Vermieter überhaupt verlangen darf, steht in Die Mieterselbstauskunft.

Die Punkte, die am häufigsten fehlen

1. Der Keller. Nummer des Abteils, Zustand, ob abschließbar, ob der Schlüssel passt. Mehr als ein Mieter hat nach dem Auszug festgestellt, dass er jahrelang das falsche Abteil genutzt hat.
2. Balkon und Terrasse. Bodenbelag, Geländer, Entwässerung, Markise.
3. Die Elektrik. Anzahl der Steckdosen pro Raum, Funktion der Lichtschalter, vorhandene Lampen oder blanke Kabel an der Decke.
4. Rauchwarnmelder. Anzahl, Ort, Zustand. Wer für Wartung und Prüfung zuständig ist, ist je nach Bundesland und Vertrag unterschiedlich geregelt — fest steht nur, dass es später leichter zu klären ist, wenn der Ausgangszustand notiert wurde.
5. Briefkasten und Klingelschild. Vorhanden, beschriftbar, Schlüssel passt.
6. Geruch und Feuchtigkeit. Ein muffiger Geruch im Schlafzimmer ist ein Befund, keine Kleinigkeit. Was du dabei sonst noch prüfst, steht in Mängel bei der Besichtigung erkennen.

Wenn ihr euch nicht einig werdet

Es kommt vor, dass der Vermieter einen Punkt anders sieht. Das ist kein Grund, das Protokoll platzen zu lassen. Schreib den Punkt hinein und dahinter, dass darüber keine Einigkeit besteht. Beispiel: „Mieter: Riss in der Wand Wohnzimmer links, ca. 40 cm. Vermieter: setzungsbedingt, kein Mangel. Keine Einigung.“ Damit ist der Zustand dokumentiert, und die Bewertung bleibt offen. Genau so soll es sein.

Kurz zusammengefasst

Gute Protokollzeilen nennen Ort, Art und Maß und verweisen auf ein nummeriertes Foto. Punkte ohne Mangel gehören genauso hinein wie Schäden. Renovierungszustand, Funktionstests, Zusagen mit Frist und die Eigentumsverhältnisse der Ausstattung sind die vier Positionen, die am häufigsten fehlen und am meisten wert sind. Nicht ins Protokoll gehören pauschale Anerkenntnisse, Wertungen ohne Beschreibung und neue Verpflichtungen. Und wenn ihr euch nicht einig seid: beide Sichtweisen hineinschreiben und den Streitpunkt offen lassen.

Das passt dazu

• Mängel erst nach dem Einzug entdeckt
• Die Wohnung ist nicht besenrein übergeben worden
• Der Vormieter ist noch drin: was das für dich bedeutet
• Wenn der Zählerstand im Übergabeprotokoll nicht stimmt
• Die Wohnungsübergabe, wenn der Vermieter gar nicht kommt
• Einen Nachmieter stellen: geht das?