Die Wohnungsübergabe, wenn der Vermieter gar nicht kommt

„Die Schlüssel liegen beim Hausmeister, Sie können einfach hochgehen.“ Oder: „Ich schicke sie Ihnen zu, die Wohnung ist frisch renoviert, da gibt es nichts zu besprechen.“

Klingt unkompliziert. Ist es auch — bis zu dem Tag, an dem du ausziehst und jemand fragt, woher der Kratzer im Parkett kommt.

Warum die Übergabe der wichtigste Termin überhaupt ist

Bei der Übergabe wird festgehalten, in welchem Zustand du die Wohnung bekommen hast. Dieses Papier ist der einzige Beweis, der später zwischen dir und einer Rechnung steht.

Denn beim Auszug gilt die einfache Frage: Was war schon da, und was hast du verursacht? Ohne Dokumentation vom Anfang kann diese Frage niemand mehr beantworten — und dann geht es um deine Kaution.

Ich sehe das in der Verwaltung ständig. Wer bei der Übergabe fünfzehn Minuten investiert hat, diskutiert beim Auszug nicht. Wer damals froh war, dass es schnell ging, diskutiert.

Zuerst: Verlang einen Termin

Bevor du dich mit einer Ersatzlösung abfindest, frag freundlich, aber deutlich nach einem gemeinsamen Termin. Ein Satz reicht: „Ich hätte die Übergabe gern gemeinsam mit einem Protokoll. Wann passt es Ihnen?“

Ein Anspruch auf eine förmliche Übergabe ist zwar nicht in jedem Fall durchsetzbar. In der Praxis lassen sich die meisten Vermieter aber darauf ein, wenn man früh und sachlich fragt. Der Ablauf eines normalen Termins steht in Die Wohnungsübergabe beim Einzug.

Kommt trotzdem niemand, machst du die Übergabe eben allein. Das ist völlig in Ordnung — aber dann richtig.

Die sechs Schritte, wenn du allein bist

1. Nimm einen Zeugen mit. Am besten jemanden, der nicht mit dir in die Wohnung zieht, also nicht deinen Partner. Ein Freund, ein Kollege, ein Nachbar. Er unterschreibt später dein Protokoll.
2. Lies die Zähler ab, bevor du irgendetwas anfasst. Strom, Gas, Wasser, Wärmemengenzähler. Zählernummer und Stand, jeweils mit Foto. Wie du dabei vorgehst, steht in dem Text zu den Zählerständen.
3. Geh Raum für Raum durch und fotografiere. Immer erst der ganze Raum, dann die Details. Böden, Wände, Fensterrahmen, Silikonfugen, Türen, Rollläden, Steckdosen, Armaturen.
4. Schreib dein eigenes Protokoll. Datum, Adresse, wer anwesend war, Zählerstände, Zahl der Schlüssel, jeder Mangel einzeln mit Raum und Beschreibung. Am Ende unterschreiben beide, du und dein Zeuge.
5. Prüf, was funktioniert. Heizung aufdrehen, Wasserhähne laufen lassen, Spülung, Lichtschalter, Fenstergriffe, Rollläden, Klingel, Türschloss. Auf dem Foto sieht man nicht, dass ein Rollladen klemmt.
6. Schick alles noch am selben Tag an den Vermieter. Per Mail, mit dem Protokoll und den Fotos, und mit einem Satz dazu.

Die Mängel richtig melden

Ein Protokoll ist Dokumentation. Eine Mängelanzeige ist etwas anderes: Sie fordert den Vermieter auf, etwas zu beseitigen.

Trenne beides. Ins Protokoll kommt alles, auch Kleinigkeiten, damit dir später nichts angelastet wird. In die Mängelanzeige kommt das, was tatsächlich gestört werden muss — die undichte Fensterdichtung, der defekte Rollladen, der Wasserfleck an der Decke. Setz dafür eine angemessene Frist. Wie eine solche Anzeige aussieht, steht in dem Text zur Mängelanzeige.

Wichtig ist der Zeitpunkt. Was du in den ersten Tagen meldest, ist ein Mangel der Wohnung. Was du nach vier Monaten meldest, wird zur Diskussion.

Schlüssel per Post oder Schlüsselkasten

Zwei Dinge sind hier zusätzlich wichtig.

Erstens: Zähl die Schlüssel und halte die Zahl fest. Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Garage, gegebenenfalls Chips für die Tiefgarage. Schreib jede Art und jede Anzahl in dein Protokoll und schick es weg. Beim Auszug wird genau danach gezählt, und fehlende Schlüssel können teuer werden, wenn eine Schließanlage betroffen ist.

Zweitens: Sei vorsichtig, wenn du die Wohnung noch nie gesehen hast. Ein Schlüsselversand gegen Vorauszahlung an einen Vermieter, den du nie getroffen hast, ist eines der bekanntesten Betrugsmuster. Bei einer regulären Vermietung mit unterschriebenem Vertrag und einer Verwaltung mit Adresse ist das etwas anderes — aber die Kombination aus „nie gesehen“, „nur schriftlich“ und „bitte vorab überweisen“ solltest du kennen.

Was du nicht machen solltest

• Erst einräumen, dann dokumentieren. Fotos mit Kartons davor sind wertlos. Das Protokoll kommt vor dem Umzugswagen.
• Kleinigkeiten weglassen. „Das fällt doch keinem auf“ ist beim Einzug der teuerste Satz. Beim Auszug fällt es auf.
• Nur dem Hausmeister Bescheid sagen. Er ist meist nicht der Vertragspartner. Was er zusagt, gilt nicht automatisch für den Vermieter. Schriftlich an die Verwaltung.
• Ein leeres Formular unterschreiben. Manchmal liegt ein vorbereitetes Protokoll dabei, in dem schon „keine Mängel“ steht. Unterschreib es nicht ungeprüft.

Wenn du schon eingezogen bist

Dann ist nicht alles verloren, es wird nur schwieriger. Dokumentiere so schnell wie möglich, was noch dokumentierbar ist, und melde die Mängel schriftlich mit dem Hinweis, dass keine Übergabe stattgefunden hat. Was in dieser Lage sonst noch geht, steht in Ohne Protokoll eingezogen.

Kurz zusammengefasst

• Frag zuerst nach einem gemeinsamen Termin mit Protokoll — viele Vermieter stimmen zu.
• Kommt niemand: Zeuge mitnehmen, der nicht mit einzieht.
• Zählerstände mit Nummer und Foto, bevor der erste Karton hereinkommt.
• Raum für Raum fotografieren, Funktionen testen, eigenes Protokoll schreiben und unterschreiben lassen.
• Noch am selben Tag an den Vermieter schicken und um Widerspruch innerhalb von 14 Tagen bitten.
• Schlüsselarten und -anzahl festhalten.
• Protokoll und Mängelanzeige sind zwei verschiedene Dinge — beides machen.

Das passt dazu

• Die Nachmieterklausel im Mietvertrag
• Einen Nachmieter stellen: geht das?
• Versicherungen beim Umzug anpassen — was wirklich nötig ist
• Die Wohnungsgeberbestätigung: Vorlage und Pflichtangaben
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