Belegeinsicht bei den Nebenkosten verlangen

„Heizungsanlage: 18.420 Euro.“ Das steht da so, als wäre es eine Naturkonstante. Dahinter steckt ein Stapel Rechnungen, den außer dem Vermieter noch niemand gesehen hat. Du darfst ihn sehen. Das ist kein Gefallen, um den du bittest, sondern die Kontrollmöglichkeit, ohne die eine Abrechnung nicht überprüfbar wäre.

Worauf sich die Einsicht erstreckt

Du darfst alle Unterlagen einsehen, auf die sich die Abrechnung stützt. Das ist mehr als nur die Rechnungen:

• Die Rechnungen der Dienstleister und Versorger
• Verträge, etwa Wartungs-, Reinigungs- oder Versicherungsverträge
• Die Ablesewerte für Heizung und Wasser, auch die der anderen Wohnungen in anonymisierter Form
• Die Aufstellung der Gesamtfläche und der Wohneinheiten
• Bei Heizkosten die Abrechnung des Messdienstleisters
• Auf Verlangen auch Zahlungsbelege, also den Nachweis, dass die Rechnung tatsächlich beglichen wurde

Wo die Einsicht stattfindet

Der Grundsatz: beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung, während der üblichen Geschäftszeiten, nach Terminabsprache. Das ist der sogenannte Holschuld-Charakter. Du fährst hin, nicht die Belege zu dir.

Davon gibt es eine praktische Ausnahme. Wenn die Anfahrt unzumutbar ist, weil die Verwaltung weit entfernt sitzt, kannst du Kopien verlangen. Die darf der Vermieter dir gegen Erstattung der Kosten überlassen. Ein pauschales Recht auf kostenlose Kopien hast du nicht, aber in der Praxis schicken viele Verwaltungen heute einfach ein PDF, weil das für beide Seiten einfacher ist.

So forderst du die Einsicht an

1. Schriftlich, mit Bezug auf die konkrete Abrechnung und den Zeitraum.
2. Benenne die Positionen, um die es dir geht. Du darfst zwar alles sehen, aber wer gezielt fragt, bekommt schneller eine Antwort.
3. Biete zwei bis drei Terminvorschläge an oder bitte um einen Vorschlag.
4. Setz eine angemessene Frist, zwei bis drei Wochen sind üblich.
5. Weise darauf hin, dass du die Nachzahlung bis zur Einsicht zurückhältst, falls du das vorhast.

Das Zurückbehaltungsrecht

Das ist der Hebel, den viele nicht kennen. Verweigert der Vermieter die Einsicht, kannst du die Nachzahlung zurückhalten, bis er sie gewährt. Du verweigerst die Zahlung also nicht endgültig, sondern schiebst sie auf, weil dir die Grundlage zur Prüfung fehlt.

Wichtig ist, dass du das ausdrücklich erklärst und begründest. Ein kommentarloses Nichtzahlen sieht von außen aus wie Zahlungsverzug — und das ist etwas völlig anderes.

Worauf du beim Termin achtest

Nimm die Abrechnung mit, einen Stift und dein Handy. Und dann geh in dieser Reihenfolge vor:

• Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem Betrag in der Abrechnung überein? Erstaunlich oft steht in der Abrechnung die Bruttosumme einer Rechnung, die auch nicht umlagefähige Teile enthält.
• Stimmt der Zeitraum? Eine Rechnung aus dem Vorjahr darf nicht im laufenden Zeitraum auftauchen, wenn nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird.
• Steht auf der Rechnung „Reparatur“, „Instandsetzung“, „Austausch“ oder „Ersatzteil“? Dann gehört dieser Teil nicht in die Abrechnung. Die Abgrenzung erklärt welche Nebenkosten umlagefähig sind.
• Betrifft die Rechnung wirklich dein Haus? Bei Verwaltungen mit vielen Objekten passieren Zuordnungsfehler.
• Gibt es Rabatte oder Skonti, die nicht abgezogen wurden?

Fotografieren darfst du in aller Regel. Fragen kostet nichts, und die meisten Verwaltungen haben damit kein Problem.

Wenn man dich abweist

Die typischen Sätze sind: „Das machen wir nicht“, „Dafür haben wir keine Kapazität“ oder „Die Abrechnung ist geprüft“. Keiner davon ist ein rechtlicher Grund.

Dein Weg dann: schriftliche Aufforderung mit klarer Frist, Hinweis auf das Zurückbehaltungsrecht, und wenn nichts passiert, Mieterverein oder Anwältin. Vergiss dabei nicht deine eigene Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung musst du innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang erheben, egal wie zäh die Einsicht läuft. Näheres in Fristen bei der Betriebskostenabrechnung.

Auch nach dem Auszug

Das Recht auf Belegeinsicht hängt nicht daran, ob du noch in der Wohnung wohnst. Auch für deine letzte Abrechnung, die oft erst lange nach dem Umzug kommt, darfst du die Belege sehen. Das ist besonders relevant, wenn ein Teil deiner Kaution wegen der offenen Abrechnung noch einbehalten wird. Dazu passt die Kaution zurückbekommen.

Kurz zusammengefasst

Du darfst alle Unterlagen einsehen, auf denen deine Abrechnung beruht, in aller Regel beim Vermieter nach Terminabsprache. Frag zuerst freundlich nach Scans, das spart beiden Seiten Zeit. Wird die Einsicht verweigert, kannst du die Nachzahlung zurückhalten, solltest das aber schriftlich erklären. Beim Termin achtest du vor allem auf Reparaturanteile, falsche Zeiträume und falsch zugeordnete Rechnungen. Und du behältst deine eigene Zwölfmonatsfrist im Blick.

Das passt dazu

• Wohngeld oder Bürgergeld bei hoher Miete
• Kaution und erste Miete gleichzeitig nicht leistbar: was jetzt geht
• Kaltmiete, Warmmiete, Nebenkosten: die Begriffe einfach erklärt
• Kautionsalternativen im Vergleich
• Die Fixkosten, die nach dem Einzug automatisch dazukommen
• Kaution vom Jobcenter als Darlehen beantragen