Welche Nebenkosten darf der Vermieter umlegen?

Auf der Abrechnung steht ein Posten, der dich stutzig macht. „Verwaltungskosten“, 240 Euro. Oder „Reparatur Haustür“, anteilig 68 Euro. Du hast das Gefühl, dass da etwas nicht stimmt. Dieses Gefühl ist in beiden Fällen richtig.

Die gute Nachricht: Was ein Vermieter umlegen darf, ist nicht Verhandlungssache. Es steht in einer Verordnung, die Betriebskostenverordnung heißt, und die Liste dort ist abschließend. Was nicht draufsteht, kommt nicht auf deine Rechnung.

Zwei Bedingungen, die beide erfüllt sein müssen

Damit du einen Posten zahlen musst, braucht es zwei Dinge gleichzeitig:

1. Im Mietvertrag muss stehen, dass du Betriebskosten trägst. Ohne diese Vereinbarung sind die Betriebskosten in der Miete enthalten, und du zahlst gar nichts extra. Ein pauschaler Satz wie „Der Mieter trägt die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung“ reicht dafür aus.
2. Der Posten muss in der Verordnung stehen. Beides zusammen. Eins ohne das andere genügt nicht.

Die Posten, die umgelegt werden dürfen

Die Verordnung zählt siebzehn Gruppen auf. Im Klartext sind das:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung der gemeinsamen Flächen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
• Hauswart, aber nur für seine laufenden Tätigkeiten
• Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss
• Maschinelle Wascheinrichtung
• Sonstige Betriebskosten

Der letzte Punkt sieht aus wie ein Freibrief, ist aber keiner. „Sonstige Betriebskosten“ dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Wartung der Rauchmelder, Dachrinnenreinigung, Prüfung der Elektroanlage: Wenn das im Vertrag steht, geht es. Wenn dort nur „sonstige Betriebskosten“ steht, geht es nicht.

Was der Vermieter selbst zahlen muss

Das ist der Teil, der auf Abrechnungen am häufigsten falsch auftaucht:

Posten	Warum nicht umlagefähig
Verwaltungskosten	Hausverwaltung, Buchhaltung, Kontoführung sind Sache des Eigentümers
Instandhaltung und Reparatur	Die Substanz des Gebäudes gehört ihm, nicht dir
Kosten der Rechtsverfolgung	Anwalt, Mahnungen, Gerichtskosten gegen andere Mieter
Mietausfallwagnis	Das Risiko leerer Wohnungen ist unternehmerisch
Neuanschaffungen	Neue Heizung, neue Fenster, neuer Aufzug
Leerstandskosten	Anteile leerstehender Wohnungen trägt der Eigentümer

Der häufigste Streitpunkt: Wartung ja, Reparatur nein

Diese Unterscheidung lohnt sich zu merken, weil sie viel Geld betrifft.

Wartung ist die regelmäßige Kontrolle, damit etwas funktioniert. Heizungswartung, Aufzugswartung, Prüfung der Rauchmelder. Das ist umlagefähig.

Reparatur ist die Behebung eines Schadens. Die Heizung ist kaputt, das Aufzugsseil wird getauscht, die Haustür klemmt. Das ist nicht umlagefähig, auch nicht anteilig.

In der Praxis stehen beide Positionen oft auf einer einzigen Rechnung der Fachfirma. Wenn auf der Wartungsrechnung 180 Euro Wartung und 340 Euro Ersatzteil stehen, dürfen nur die 180 Euro in die Abrechnung. Genau deshalb lohnt sich die Einsicht in die Belege.

Der Umlageschlüssel: nach welchem Maßstab verteilt wird

Ob ein Posten umlagefähig ist, ist die eine Frage. Wie er auf die Wohnungen verteilt wird, ist die zweite. Üblich sind vier Maßstäbe:

• Nach Wohnfläche. Der Standard. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, wird nach Quadratmetern verteilt.
• Nach Personenzahl. Kommt bei Müll und Wasser vor. Für dich günstig, wenn du allein wohnst, ungünstig bei einer Familie.
• Nach Verbrauch. Pflicht bei Heizung und Warmwasser, möglich bei Kaltwasser mit Zählern.
• Nach Wohneinheiten. Jede Wohnung zahlt gleich viel, egal wie groß. Kommt bei Kabelanschluss oder Aufzug vor.

Bei Heizung und Warmwasser ist der Maßstab nicht frei wählbar. Mindestens fünfzig und höchstens siebzig Prozent müssen nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden. Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darfst du deinen Anteil um fünfzehn Prozent kürzen.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Ein Vermieter darf nicht beliebig teuer einkaufen und die Rechnung weiterreichen. Er ist verpflichtet, auf ein angemessenes Verhältnis von Kosten und Nutzen zu achten. Wenn die Gartenpflege in einem kleinen Innenhof 4.000 Euro im Jahr kostet, kannst du das beanstanden.

Ehrlich gesagt: Das ist in der Praxis schwer durchzusetzen, weil du nachweisen musst, dass es deutlich günstiger gegangen wäre. Aber es ist ein Argument, das es gibt, und bei sehr auffälligen Posten kann es wirken.

Was du tun kannst, wenn ein Posten nicht gehört

Du zahlst nicht einfach weniger. Du widersprichst schriftlich, benennst den Posten und begründest kurz, warum er deiner Ansicht nach nicht umlagefähig ist. Dafür hast du zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit. Wie das genau geht, steht in so widersprichst du einer zu hohen Nachzahlung. Und bevor du widersprichst, lohnt sich der strukturierte Durchgang aus die Betriebskostenabrechnung prüfen.

Kurz zusammengefasst

Umlagefähig ist nur, was im Mietvertrag vereinbart ist und in der Betriebskostenverordnung steht. Beides muss zusammenkommen. Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Rechtsverfolgung und Leerstand gehen immer zulasten des Eigentümers. Wartung darf umgelegt werden, Reparatur nicht, und beides steht oft auf derselben Rechnung. „Sonstige Betriebskosten“ zählen nur, wenn sie im Vertrag einzeln benannt sind. Wer die Liste kennt, findet auf einer normalen Abrechnung erstaunlich oft etwas.

Das passt dazu

• Mietvertrag unterschrieben und doch nicht eingezogen
• Was der Einzug in den ersten vier Wochen kostet
• Die Reservierungsgebühr für eine Mietwohnung: zahlen oder nicht?
• Die Nachzahlung ist zu hoch: so widersprichst du
• Die Betriebskostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt
• Belegeinsicht bei den Nebenkosten verlangen