Die Betriebskostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt

Der Brief liegt seit drei Tagen auf dem Küchentisch. Du weißt ungefähr, was drinsteht, und genau deshalb hast du ihn nicht aufgemacht. Nachzahlung. Vierhundert und irgendwas.

Mach ihn auf. Eine Betriebskostenabrechnung zu prüfen ist keine Wissenschaft, sondern eine Reihenfolge. Wenn du sie einhältst, brauchst du eine halbe Stunde, und du brauchst keinerlei Vorkenntnisse. Der Trick ist, mit der Form anzufangen und nicht mit den Zahlen.

Warum zuerst die Form, dann der Inhalt

Eine Abrechnung kann inhaltlich völlig richtig sein und trotzdem unwirksam, weil ihr etwas fehlt, das drinstehen muss. Das prüfst du in fünf Minuten. Erst wenn die Form steht, lohnt sich der Blick auf die Zahlen.

Was du dafür auf den Tisch legst

Bevor du anfängst, hol dir vier Dinge zusammen. Ohne die läuft die Prüfung ins Leere:

• Die aktuelle Abrechnung samt Briefumschlag.
• Deinen Mietvertrag, besonders die Seite mit den Betriebskosten und die mit der Wohnfläche.
• Die Abrechnung des Vorjahres, falls du sie hast.
• Deine Kontoauszüge oder eine Aufstellung der geleisteten Vorauszahlungen.

Einen Taschenrechner brauchst du auch. Mehr nicht.

Schritt 1 bis 5: die formelle Prüfung

1. Bist du überhaupt der Richtige? Stimmen Name, Adresse und Wohnung? Bei einem Mieterwechsel im Jahr muss zeitanteilig abgerechnet werden.
2. Stimmt der Abrechnungszeitraum? Er darf höchstens zwölf Monate umfassen. Ein Zeitraum von vierzehn Monaten ist nicht zulässig.
3. Kam die Abrechnung rechtzeitig? Sie muss dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Danach sind Nachforderungen in aller Regel ausgeschlossen. Details dazu stehen in Fristen bei der Betriebskostenabrechnung.
4. Sind die Gesamtkosten genannt? Für jeden Posten muss stehen, was das ganze Haus gekostet hat, nicht nur dein Anteil.
5. Ist der Verteilerschlüssel angegeben und erklärt? Also: nach Quadratmetern, nach Personen, nach Verbrauch, nach Einheiten. Und zwar so, dass du deinen Anteil nachrechnen kannst.

Dazu gehört noch: Die Vorauszahlungen, die du geleistet hast, müssen abgezogen sein. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell angreifbar, und du kannst die Nachzahlung zunächst zurückhalten.

Schritt 6 bis 10: die inhaltliche Prüfung

1. Gehört jeder Posten dazu? Geh die Liste durch und streiche gedanklich alles, was nach Verwaltung, Reparatur oder Neuanschaffung aussieht. Welche Posten zulässig sind, steht in welche Nebenkosten der Vermieter umlegen darf.
2. Stimmt deine Quadratmeterzahl? Vergleiche die Fläche in der Abrechnung mit der im Mietvertrag. Abweichungen kommen öfter vor, als man denkt, und sie wirken sich auf jeden einzelnen Posten aus.
3. Stimmt die Gesamtfläche des Hauses? Wenn dein Anteil über die Fläche berechnet wird, ist die Gesamtfläche der Nenner. Ist sie zu klein angesetzt, zahlst du zu viel. Leerstehende Wohnungen müssen mitgezählt werden.
4. Sind die Heizkosten verbrauchsabhängig verteilt? Zwischen fünfzig und siebzig Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Fehlt die Verbrauchserfassung ganz, darfst du den auf dich entfallenden Betrag um fünfzehn Prozent kürzen.
5. Vergleiche mit dem Vorjahr. Ein Posten, der sich verdoppelt hat, muss dafür einen Grund haben. Frag nach.

Wo Fehler am häufigsten stecken

Fehlerquelle	Woran du sie erkennst
Falsche Wohnfläche	Abweichung zwischen Mietvertrag und Abrechnung
Reparatur als Wartung getarnt	Posten wie „Instandsetzung“, „Austausch“, „Erneuerung“
Verwaltungskosten mitten im Block	„Verwaltung“, „Kontoführung“, „Porto“, „Abrechnungsservice“
Leerstand nicht berücksichtigt	Gesamtfläche kleiner als die reale Gebäudefläche
Heizkosten pauschal nach Fläche	Keine Verbrauchswerte in der Abrechnung
Vorauszahlungen falsch angesetzt	Summe passt nicht zu deinen Kontoauszügen

Wenn du etwas findest

Nicht sofort das große Besteck auspacken. Der erste Schritt ist fast immer die Belegeinsicht. Du darfst die Originalrechnungen sehen, auf die sich die Abrechnung stützt. Oft klärt sich dabei die Hälfte der Fragen, und für den Rest hast du dann etwas in der Hand.

Erst danach formulierst du deinen Widerspruch. Wie der aussehen sollte, steht in die Nachzahlung ist zu hoch.

Und wenn alles stimmt?

Dann zahlst du. Aber du weißt jetzt, warum. Und du kannst für das laufende Jahr gegensteuern, weil du siehst, welcher Posten dich wirklich trifft. Eine hohe Heizkostennachzahlung ist ein Hinweis auf dein Heizverhalten oder auf ein schlecht gedämmtes Gebäude. Beides kannst du bei der nächsten Wohnungssuche berücksichtigen.

Kurz zusammengefasst

Prüfe in dieser Reihenfolge: Empfänger, Zeitraum, Zugangsfrist, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen. Das ist die Form. Dann die Inhalte: unzulässige Posten, deine Fläche, die Gesamtfläche, die Heizkostenverteilung, der Vorjahresvergleich. Eine einzige Multiplikation pro Posten deckt Rechenfehler auf. Findest du etwas, verlange zuerst Belegeinsicht und widersprich danach schriftlich. Du hast dafür zwölf Monate ab Zugang.

Das passt dazu

• Die Mietkaution: Höhe, Raten, Anlage
• Kaution und erste Miete gleichzeitig nicht leistbar: was jetzt geht
• Kaution in drei Raten zahlen: dein gesetzliches Recht
• Wohngeld beantragen: Anspruch und Höhe
• Schlüsselgeld und Abstandszahlung für eine Wohnung
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