Jemanden zur Besichtigung schicken: Vollmacht, Briefing und Ablauf

Deine Schwester hat zugesagt. Sie geht am Donnerstag hin. Du schickst ihr eine Nachricht: „Schau dir das mal an und mach ein paar Fotos.“

Am Donnerstagabend hast du elf Bilder von einem leeren Wohnzimmer, keine Antwort auf die Frage, wie das Bad riecht, und der Vermieter hat deine Bewerbung nicht bekommen, weil niemand sie dabei hatte.

Eine Vertretung funktioniert oder scheitert nicht an der Person. Sie scheitert am Briefing.

Was eine Vollmacht hier leisten muss – und was nicht

Erst einmal die Entwarnung: Für eine reine Besichtigung braucht es streng genommen keine Vollmacht. Jeder darf sich eine Wohnung ansehen. Trotzdem solltest du eine mitgeben, und zwar aus einem ganz praktischen Grund: Sie macht aus einer neugierigen fremden Person eine offizielle Vertretung. Vermieter nehmen das ernster. Und in vielen Verwaltungen ist es intern schlicht Vorgabe, dass Unterlagen nur an bevollmächtigte Personen herausgegeben werden.

Die klare Grenze: Eine Besichtigungsvollmacht ist keine Vollmacht zum Unterschreiben. Wenn deine Vertretung auch den Mietvertrag unterzeichnen können soll, ist das eine eigene, deutlich weiter reichende Vollmacht – und dafür solltest du dir die Folgen sehr genau überlegen. Wer unterschreibt, bindet dich für Jahre.

Was in die Vollmacht gehört

• Dein vollständiger Name, Geburtsdatum und aktuelle Anschrift
• Name und Geburtsdatum der bevollmächtigten Person
• Die konkrete Wohnung: Adresse, Objektnummer aus dem Inserat, Termin
• Der Umfang in einem Satz: Besichtigung, Entgegennahme von Unterlagen, Übergabe meiner Bewerbungsunterlagen
• Ausdrücklich: keine Vollmacht zum Abschluss eines Mietvertrags
• Ort, Datum, deine Unterschrift

Ausdrucken, unterschreiben, abfotografieren. Deine Vertretung bringt den Ausdruck mit und hat zusätzlich das Foto auf dem Handy. Dazu eine Kopie deines Ausweises, wenn du damit einverstanden bist – welche Felder du dabei schwärzen kannst, steht in die Ausweiskopie in der Bewerbung.

Das Briefing: der Teil, an dem es wirklich hängt

Deine Vertretung sieht die Wohnung mit ihren Augen, nicht mit deinen. Sie weiß nicht, dass du morgens um sechs aus dem Haus musst, dass dein Sohn im Erdgeschoss nicht schlafen kann oder dass du auf eine Badewanne verzichten kannst, aber nicht auf einen Abstellraum. Schreib das auf. Eine Seite reicht.

1. Deine drei K.-o.-Kriterien. Nicht fünfzehn. Drei. Was muss stimmen, sonst brauchst du gar nicht weiterzudenken.
2. Deine fünf Pflichtfragen an den Vermieter. Zum Beispiel Einzugstermin, tatsächliche Gesamtmiete, Heizungsart und letzte Heizkosten, Renovierungsstand bei Übergabe, wie viele Interessenten es gibt. Eine größere Auswahl steht in die richtigen Fragen bei der Besichtigung.
3. Der Fotoauftrag. Kein Schönwetteralbum, sondern eine feste Liste: jede Raumecke an Außenwänden, Fensterrahmen von innen, Fugen und Silikon im Bad, Heizkörper und Therme, Zählerschrank, Blick aus jedem Fenster, Treppenhaus, Keller, Müllplatz, Hausfassade von der Straße.
4. Die Sinnesfragen. Das, was kein Foto zeigt: Riecht es feucht oder nach Zigaretten? Hört man die Nachbarn? Zieht es am Fenster? Wie kalt ist es in den Räumen zur Nordseite? Diese vier Fragen sind mehr wert als dreißig Bilder.
5. Der Auftrag zur Mappe. Deine vollständige Bewerbung, ausgedruckt, in einer Klarsichthülle, wird am Ende übergeben. Nicht zugeschickt. Übergeben. Was hineingehört, steht in welche Unterlagen du mitbringst.
6. Der Live-Anruf. Wenn es der Vermieter erlaubt, ruft deine Vertretung dich während der Besichtigung fünf Minuten an. Damit siehst du das Wichtigste selbst. Frag vorher, ob das in Ordnung ist – ungefragt zu filmen kommt schlecht an.

Wie du es dem Vermieter ankündigst

Nicht überraschend. Schreib es vorher in einer Zeile: „Ich bin an dem Tag beruflich in [Ort]. Meine Schwester, [Name], kommt mit schriftlicher Vollmacht und bringt meine vollständigen Unterlagen mit. Ich bin telefonisch erreichbar und kann im Anschluss verbindlich entscheiden.“

Aus der Sortierpraxis: Genau dieser Satz macht den Unterschied. Eine unangekündigte fremde Person wirkt wie ein Platzhalter. Eine angekündigte Vertretung mit Unterlagen wirkt wie eine ernsthafte Bewerbung, bei der jemand mitgedacht hat.

Wen du schicken solltest – und wen besser nicht

Wer	Taugt als Vertretung?
Partnerin oder Partner, der mit einzieht	Am besten – hier geht es ohnehin um beide
Familienmitglied oder enge Freunde vor Ort	Sehr gut, wenn sie das Briefing bekommen
Zukünftige Kollegin am neuen Arbeitsort	Gut und oft unterschätzt
Bezahlter Dienstleister	Funktioniert, kostet Geld, oft neutraler Blick
Eltern, wenn du selbst Mieter wirst	Vorsicht – wirkt schnell so, als entscheide jemand anders
Jemand, der die Wohnung selbst will	Nie. Interessenkonflikt.

Nach dem Termin

Ruf am selben Abend an, statt Nachrichten zu schreiben. Am Telefon kommen die Details heraus, die niemand tippt. Dann schreib innerhalb weniger Stunden selbst an den Vermieter: kurz, sachlich, mit klarer Aussage zum Interesse und zum Einzugstermin. Wer sich nach einer Vertretungsbesichtigung persönlich meldet, gleicht den Nachteil aus, nicht selbst dagewesen zu sein. Wie der Ton dafür aussieht, steht in richtig nachfassen.

Und wenn eine Vertretung nicht zu organisieren ist, bleibt der andere Weg: die Videobesichtigung, aktiv vorgeschlagen statt erbeten. Wie das geht, steht in die Videobesichtigung.

Kurz zusammengefasst

Eine Vertretung ist kein Notnagel, sondern eine Chance – wenn du sie vorbereitest. Gib eine schriftliche Vollmacht mit, begrenzt auf die Besichtigung und ausdrücklich ohne Recht zur Unterschrift. Brief deine Vertretung auf einer Seite: drei K.-o.-Kriterien, fünf Fragen, eine Fotoliste, vier Sinnesfragen und der Auftrag, die Mappe zu übergeben. Kündige die Vertretung vorher beim Vermieter an. Und melde dich am selben Abend selbst.

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