Einkommensnachweis als Selbstständiger: BWA, EÜR oder Steuerbescheid?

„Selbstständig? Dann wird das schwierig.“ Diesen Satz hören viele, und er ist in dieser Form falsch.

Schwierig wird es nicht, weil du selbstständig bist. Schwierig wird es, wenn du mit Unterlagen kommst, die die Frage des Vermieters nicht beantworten. Und das passiert erstaunlich oft, weil viele die falschen Zahlen zeigen.

Der Fehler, der fast allen passiert

Umsatz ist nicht Einkommen.

Ich sehe regelmäßig Unterlagen, auf denen eine große Zahl steht, und daneben steht das Wort Umsatz. Was mich interessiert, ist aber, was nach Kosten und nach Steuern bei dir ankommt. Das ist oft weniger als die Hälfte.

Wenn du mit Umsatzzahlen argumentierst und jemand rechnet nach, entsteht der Eindruck, du wolltest größer wirken. Genau den willst du nicht erzeugen. Rechne lieber selbst vor, was übrig bleibt, und zeig, dass du deine eigenen Zahlen kennst.

Die drei wichtigsten Unterlagen

Der Einkommensteuerbescheid

Der stärkste Nachweis, den du hast. Er kommt vom Finanzamt, niemand kann ihn schönrechnen, und er zeigt ein ganzes Jahr.

Üblich sind die Bescheide der letzten zwei, gern auch drei Jahre. Drei Jahre zeigen eine Entwicklung, und eine stabile oder steigende Entwicklung ist das beste Argument, das es gibt.

Sein Nachteil: Er ist immer alt. Ein Bescheid sagt nichts darüber, wie es dir jetzt geht.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung

Die BWA schließt genau diese Lücke. Sie zeigt den laufenden Zeitraum, meist monatlich fortgeschrieben.

Am meisten Gewicht hat sie, wenn sie vom Steuerberater kommt. Eine selbst erstellte Aufstellung ist besser als nichts, aber sie hat nicht dieselbe Wirkung.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die EÜR ist die Gewinnermittlung, die bei vielen Selbstständigen zur Steuererklärung gehört. Sie zeigt Einnahmen und Ausgaben eines Jahres und damit den Gewinn.

Sinnvoll ist sie vor allem für das letzte abgeschlossene Jahr, wenn der Steuerbescheid dafür noch nicht da ist.

Welche Kombination wann passt

Deine Situation	Was du zeigst
Seit mehreren Jahren selbstständig, stabile Zahlen	zwei bis drei Steuerbescheide, dazu die aktuelle BWA
Letztes Jahr gut gelaufen, Bescheid fehlt noch	EÜR oder Jahresabschluss des letzten Jahres, dazu BWA
Schwankende Auftragslage	drei Steuerbescheide, damit der Durchschnitt sichtbar wird
Erst seit wenigen Monaten selbstständig	BWA, Aufträge oder Rahmenverträge, Kontoauszüge, Bürgschaft
Gerade erst gegründet	vorheriges Einkommen, Rücklagen, Bürgschaft, Mitmieter

Was zusätzlich hilft

• Eine kurze Bescheinigung des Steuerberaters über den durchschnittlichen Gewinn der letzten Jahre. Ein Blatt, unterschrieben, sehr wirksam.
• Kontoauszüge des Geschäftskontos über einige Monate, die regelmäßige Eingänge zeigen.
• Gewerbeanmeldung oder Registerauszug, damit klar ist, seit wann es das Ganze gibt.
• Laufende Verträge oder Rahmenvereinbarungen, aus denen künftige Einnahmen hervorgehen. Kunden- und Preisangaben darfst du dabei abdecken.
• Nachweise über Rücklagen. Wer sechs Monatsmieten auf der Seite hat und das zeigt, nimmt der Schwankungsfrage viel von ihrer Schärfe.

Warum Vermieter bei Selbstständigen zögern

Das muss man verstehen, um es zu entkräften. Es geht nicht um Misstrauen gegenüber deiner Person.

Bei einem Angestellten sieht ein Vermieter drei gleiche Nettozahlen und ist fertig. Bei Selbstständigen sieht er unterschiedliche Zahlen und weiß nicht sofort, was davon dauerhaft ist. Es ist eine Frage der Vergleichbarkeit, nicht des Charakters.

Deine Aufgabe ist deshalb nicht, gute Zahlen zu haben. Deine Aufgabe ist, deine Zahlen vergleichbar zu machen. Genau das leistet ein Deckblatt mit einer klaren Monatsrechnung.

Was ich mir bei Selbstständigen anschaue

1. Den Gewinn, nicht den Umsatz. Und zwar nach Steuern, denn davon wird Miete bezahlt.
2. Die Entwicklung über mehrere Jahre. Gleichbleibend oder steigend ist gut. Stark fallend ist eine Frage, die du besser selbst beantwortest, bevor ich sie stelle.
3. Wie lange es das schon gibt. Fünf Jahre Selbstständigkeit sind ein ganz anderer Fall als fünf Monate.
4. Ob die BWA zum Steuerbescheid passt. Wenn der Bescheid ein ruhiges Jahr zeigt und die aktuelle BWA plötzlich das Dreifache, will ich wissen, warum.
5. Ob Rücklagen da sind. Das ist bei schwankenden Einkünften fast wichtiger als die Höhe selbst.

Und dann rechne ich dasselbe wie bei allen anderen: Passt die Miete zum verfügbaren Einkommen? Die verbreitete Faustformel dazu erklärt die Drittel-Regel. Rechne sie vorher selbst durch, und zwar mit dem Gewinn nach Steuern, nicht mit dem Umsatz.

Wenn du gerade erst gegründet hast

Dann hast du keine Historie, und das lässt sich nicht wegdiskutieren. Was du stattdessen tun kannst:

• Zeig, was vorher war. Gehaltsabrechnungen aus der Zeit vor der Gründung sind ein echter Nachweis.
• Bring eine Bürgschaft mit. Bei fehlender Historie ist das das wirksamste Mittel überhaupt.
• Leg Rücklagen offen. Wer mehrere Monatsmieten nachweislich verfügbar hat, verschiebt die Frage von „verdienst du genug“ zu „kannst du überbrücken“.
• Zeig Aufträge. Ein unterschriebener Rahmenvertrag ist Zukunft in Papierform.

Und sprich es an. Ein Satz wie „seit sechs Monaten selbstständig, davor fünf Jahre angestellt im selben Bereich, hier die Unterlagen für beides“ nimmt der Sache sofort die Spitze.

Was mit der Bonitätsauskunft ist

Die brauchst du wie alle anderen auch. Welche Variante dafür gedacht ist und warum die kostenlose Datenkopie nicht in die Mappe gehört, steht unter Datenkopie oder BonitätsCheck.

Ein Hinweis speziell für Selbstständige: Geschäftliche Daten können auch bei Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform oder CRIF liegen. Wenn du dir Absagen nicht erklären kannst, lohnt der Blick auch dorthin.

Wie du dein monatliches Einkommen sauber ausrechnest

Die Zahl, die ein Vermieter braucht, steht auf keiner deiner Unterlagen. Du musst sie selbst bilden. Deshalb solltest du sie auch selbst nennen.

1. Nimm den Gewinn aus den letzten zwei bis drei Jahren, jeweils laut Steuerbescheid.
2. Zieh die darauf entfallende Einkommensteuer ab. Dein Steuerbescheid zeigt dir beides.
3. Zieh ab, was du an Vorsorge selbst zahlst: Krankenversicherung, Altersvorsorge. Angestellte haben das bereits im Netto abgezogen, du nicht.
4. Teile das Ergebnis durch zwölf.
5. Bilde daraus den Durchschnitt über die Jahre.

Diese Zahl ist dein Gegenstück zum Nettogehalt eines Angestellten. Sie ist niedriger als der Gewinn, und sie ist deutlich niedriger als der Umsatz — genau deshalb ist sie glaubwürdig.

Wer selbst so rechnet, wirkt anders als jemand, der eine große Zahl präsentiert und hofft. Und es bewahrt dich davor, eine Wohnung anzustreben, die auf dem Papier passt und im Alltag nicht.

Der Fall, den ich am häufigsten sehe

Ein Handwerker, seit sieben Jahren selbstständig, ordentlich verdienend, bewirbt sich mit drei Kontoauszügen und einer selbst geschriebenen Aufstellung. Keine Steuerbescheide, keine BWA, kein Deckblatt.

Ich kann daraus schlicht nicht ablesen, was er verdient. Nicht, weil er zu wenig verdient, sondern weil die Unterlagen die Frage nicht beantworten. Im Zweifel geht die Wohnung dann an jemanden mit drei sauberen Gehaltsabrechnungen und deutlich weniger Einkommen.

Das ist bitter und vollständig vermeidbar. Zwei Steuerbescheide, eine BWA und ein Deckblatt mit fünf Zeilen hätten ausgereicht.

Kurz zusammengefasst

• Zeig Gewinn nach Steuern, niemals Umsatz.
• Steuerbescheide der letzten zwei bis drei Jahre sind der stärkste Nachweis, die BWA schließt die Lücke zur Gegenwart.
• Ein Deckblatt mit fünf Zeilen macht deine Zahlen vergleichbar — das ist der eigentliche Hebel.
• Rücklagen wiegen bei schwankenden Einkünften fast so viel wie die Höhe des Gewinns.
• Ohne Historie helfen vorheriges Einkommen, Bürgschaft und nachgewiesene Aufträge.

Das passt dazu

• Die Drittel-Regel: wie viel Miete traut dir ein Vermieter zu?
• Wie viele Gehaltsabrechnungen will der Vermieter sehen?
• Bonität zu zweit bei Paaren und in der WG
• Welche Auskunftei der Vermieter im Hintergrund abfragt
• Befristeter Arbeitsvertrag und trotzdem die Wohnung bekommen
• Zwei Einkommen und ein Mietvertrag richtig darstellen