Die erste Nebenkostenabrechnung nach dem Einzug
Warum die erste Abrechnung nach dem Einzug oft überrascht, wie der Zeitanteil berechnet wird und was du schon am Einzugstag dafür tust.
Der Umschlag kommt irgendwann im Herbst, meistens dann, wenn man mit der Wohnung längst abgeschlossen hat. Vier Seiten Zahlen, ganz unten ein Betrag. Und die Frage: Kann das stimmen, ich wohne doch erst seit ein paar Monaten hier?
Kann es. Die erste Abrechnung nach einem Einzug funktioniert anders als alle folgenden, und sie überrascht aus drei Gründen, die man vorher kennen kann.
Warum die erste Abrechnung oft überrascht
Der erste Grund ist der Zeitpunkt. Abgerechnet wird über einen festen Zeitraum, meistens das Kalenderjahr. Der Vermieter hat danach zwölf Monate Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Zwischen deinem Einzug und der ersten echten Zahl können deshalb fast zwei Jahre liegen.
Der zweite Grund ist die Vorauszahlung. Sie wurde festgelegt, bevor du eingezogen bist, oft nach dem Verbrauch der Vormieter. Wohnte dort eine Person allein und zieht ihr zu dritt ein, passt die Zahl nicht mehr.
Der dritte Grund ist der Preis. Energie- und Versorgungspreise ändern sich innerhalb eines Abrechnungszeitraums. Eine Vorauszahlung, die im Frühjahr realistisch war, kann im Winter zu niedrig gewesen sein. Wie du eine Vorauszahlung vorab einordnest, steht in wie hoch Nebenkosten pro Quadratmeter sind.
Du zahlst nur für deine Tage
Der wichtigste Punkt beim Einzug mitten im Jahr: Du trägst die Kosten nur für die Zeit, in der du tatsächlich Mieter warst. Für den Rest des Abrechnungszeitraums ist der Vormieter dran, oder der Vermieter trägt den Leerstand selbst.
Wie aufgeteilt wird, hängt von der Kostenart ab:
- Flächenabhängige Kosten wie Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister oder Müllabfuhr werden zeitanteilig auf deine Mietmonate umgelegt. Zwei Monate Mietzeit heißt zwei Zwölftel des Jahresbetrags für deine Wohnung.
- Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung, Warmwasser und häufig auch Kaltwasser werden nach den gemessenen Werten verteilt. Dafür braucht es einen Zählerstand zum Mieterwechsel.
- Personenabhängige Kosten wie teilweise die Müllgebühr richten sich nach der Zahl der Bewohner in deinem Zeitraum.
Prüf als Erstes, ob in der Abrechnung dein tatsächlicher Nutzungszeitraum steht. Steht dort das volle Jahr, obwohl du im Mai eingezogen bist, brauchst du gar nicht weiterzulesen, sondern schreibst zurück.
Die Zwischenablesung beim Einzug
Bei Heizung und Warmwasser wird beim Mieterwechsel abgelesen, damit sich dein Verbrauch vom Verbrauch des Vormieters trennen lässt. Diese Zwischenablesung ist der Dreh- und Angelpunkt der ganzen ersten Abrechnung.
Drei Dinge, die du am Einzugstag selbst tust, unabhängig davon, ob jemand von der Verwaltung kommt:
- Alle Zähler ablesen: Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser und die Heizkostenverteiler an den Heizkörpern.
- Jeden Stand fotografieren, sodass Zählernummer und Zahl auf demselben Bild lesbar sind.
- Die Stände mit Datum ins Übergabeprotokoll eintragen und von beiden Seiten unterschreiben lassen.
Ohne diese Zahlen bist du später auf Schätzungen angewiesen, und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. Wie das genau geht, steht in Zählerstände beim Einzug richtig ablesen und in das Übergabeprotokoll.
Für die Ablesung beim Mieterwechsel entstehen dem Vermieter Kosten. Ob und wem sie in Rechnung gestellt werden dürfen, hängt von der Vereinbarung und vom Anlass des Wechsels ab. Wenn ein solcher Posten in deiner Abrechnung auftaucht, frag nach der Grundlage, statt ihn ungeprüft zu zahlen.
Wann die Abrechnung kommen muss
Die Frist ist scharf und für dich der stärkste Hebel: Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Kommt sie später, kann er in aller Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Guthaben musst du trotzdem bekommen.
Rechne es dir einfach aus: Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei dir sein. Entscheidend ist der Zugang bei dir, nicht das Datum auf dem Schreiben. Mehr dazu in Fristen bei der Betriebskostenabrechnung.
Umgekehrt hast du selbst Zeit: Einwendungen gegen die Abrechnung kannst du innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang erheben. Diese Zeit brauchst du nicht auszuschöpfen, aber du musst auch nicht binnen zwei Wochen alles verstanden haben. Wie du die Zahlen im Einzelnen prüfst, steht in die Betriebskostenabrechnung prüfen.
Was der Vermieter danach an der Vorauszahlung ändern darf
Nach einer Abrechnung darf die monatliche Vorauszahlung angepasst werden, und zwar von beiden Seiten. Grundlage ist das Ergebnis der Abrechnung, nicht eine Prognose ins Blaue hinein. Praktisch heißt das: Nach einer hohen Nachzahlung kommt oft ein Schreiben, das die Vorauszahlung anhebt.
Das ist unangenehm, aber im Ergebnis fair, denn es verhindert die nächste große Nachzahlung. Umgekehrt kannst auch du eine Senkung verlangen, wenn du dauerhaft ein deutliches Guthaben hast. Wichtig: Die Anpassung muss sich aus der letzten Abrechnung ergeben und ist der Höhe nach an sie gebunden. Eine pauschale Erhöhung ohne Abrechnung ist keine wirksame Anpassung.
Was du schon beim Einzug dafür tust
- Zählerstände ablesen, fotografieren, ins Protokoll eintragen.
- Die Zahl der einziehenden Personen und das Einzugsdatum schriftlich bestätigen lassen.
- Den Abrechnungszeitraum erfragen und dir notieren, wann die Abrechnung spätestens kommen muss.
- Die vereinbarte Vorauszahlung mit einer eigenen groben Rechnung vergleichen und Rücklagen einplanen, falls sie niedrig wirkt.
- Jede Abrechnung mit Zugangsdatum abheften, denn ab diesem Tag laufen deine Fristen.
Christian sieht in der Verwaltung beide Seiten dieses Vorgangs. Auffällig ist: Streit über die erste Abrechnung entsteht fast nie über die Beträge, sondern über fehlende Zählerstände. Wer am Einzugstag zehn Minuten investiert, spart sich anderthalb Jahre später eine Diskussion, die er sonst nicht gewinnen kann.
Übergabeprotokoll, Zählerblatt und die Musterschreiben dazu stecken im Komplett-Paket für einmalig 97 Euro, zusammen mit Kurs, Vorlagen und Städte-Datenbank.
Kurz zusammengefasst
Die erste Abrechnung nach dem Einzug deckt nur deine Mietzeit ab, nicht das ganze Jahr. Flächenkosten werden zeitanteilig verteilt, Heizung und Wasser nach abgelesenen Werten. Deshalb ist die Zwischenablesung am Einzugstag der wichtigste Handgriff überhaupt. Die Abrechnung muss dich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Zeitraums erreichen, sonst entfällt die Nachforderung in der Regel. Dein nächster Schritt heute: Leg ein Foto deiner Zählerstände vom Einzugstag in denselben Ordner wie den Mietvertrag, damit du beides zusammen findest.
Dieser Text beschreibt allgemeine Abläufe und typische Regeln am Mietmarkt. Er bewertet keinen Einzelfall. Wenn es bei dir um konkrete Ansprüche geht, lass das von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen.