Deine Bewerbungsunterlagen löschen lassen

Mach eine ehrliche Rechnung auf. Wie viele Vermieter haben gerade deine Gehaltsabrechnungen? Wie viele haben deine Bonitätsauskunft, deinen Arbeitsvertrag, vielleicht eine Ausweiskopie?

Bei einer Suche über mehrere Monate sind das schnell zwanzig, dreißig fremde Postfächer. Und in fast keinem davon passiert nach der Absage irgendetwas. Nicht aus bösem Willen. Einfach, weil niemand daran denkt.

Warum von allein selten gelöscht wird

Für die Löschung gibt es keinen Knopf. Sie ist Arbeit: Mails suchen, Anhänge entfernen, Ordner leeren, Ausdrucke schreddern. Und sie bringt dem Vermieter nichts.

Christian kennt beide Seiten davon. In seinem Büro landen täglich Bewerbungen, viele davon mit Unterlagen, die niemand angefordert hat. Eine Verwaltung mit siebzehn Mitarbeitern braucht dafür feste Routinen, sonst geht es schief. Bei einem privaten Vermieter, der einmal in fünf Jahren vermietet, gibt es solche Routinen meistens nicht.

Das heißt für dich: Wenn du nichts sagst, passiert nichts.

Was gilt

Nach der Datenschutz-Grundverordnung dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist. Der Zweck deiner Bewerbung war die Vergabe der Wohnung. Ist sie vergeben und du bist es nicht geworden, ist der Zweck erledigt.

Dann greift das Recht auf Löschung aus Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung. Du musst dafür keinen Grund nennen und keine Begründung schreiben. Es reicht, dass du es verlangst.

Die Mail, die du schickst

Kurz, freundlich, ohne Paragrafengewitter. So etwa:

Betreff: Löschung meiner Bewerbungsunterlagen — Musterstraße 12, Bewerbung vom [Datum]

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Rückmeldung zur Wohnung in der Musterstraße. Da ich nicht zum Zug gekommen bin, bitte ich Sie, meine Bewerbungsunterlagen und alle dazu gespeicherten Daten zu löschen. Das betrifft auch Ausdrucke, Kopien und Notizen sowie Daten, die an Dritte weitergegeben wurden. Bitte bestätigen Sie mir die Löschung kurz per Mail. Vielen Dank und viele Grüße, Vorname Nachname

Drei Dinge machen diese Mail wirksam: Sie nennt die Wohnung, sie schließt Papier und Kopien ein, und sie bittet um eine Bestätigung. Genau diese Bestätigung ist später dein Beleg.

An wen du sie schickst

• Bei privaten Vermietern: an die Adresse, über die der Kontakt lief.
• Bei Verwaltungen und Maklern: an die allgemeine Firmenadresse, nicht nur an den Sachbearbeiter. Der ist vielleicht im Urlaub, die Frist läuft trotzdem.
• Bei größeren Unternehmen: zusätzlich an den Datenschutzbeauftragten. Dessen Kontakt steht fast immer in der Datenschutzerklärung auf der Website.
• Über ein Portal: zusätzlich im Portal selbst nachsehen, ob dort Unterlagen hinterlegt sind, und diese löschen.

Welche Fristen gelten

Gelöscht werden muss unverzüglich. Eine Rückmeldung an dich muss ohne unnötige Verzögerung kommen, spätestens innerhalb eines Monats. Bei besonders aufwendigen Fällen darf verlängert werden, dann muss man dich aber innerhalb des ersten Monats darüber informieren.

Praktisch heißt das: Nach vier bis fünf Wochen ohne jede Reaktion kannst du davon ausgehen, dass nichts passiert ist.

Wenn niemand reagiert

1. Einmal freundlich erinnern. Dieselbe Mail weiterleiten, mit einem Satz davor. Setz eine Frist von zwei Wochen.
2. Schriftlich nachlegen. Ein Brief wirkt bei manchen Empfängern spürbar anders als eine Mail. Ein Einwurf-Einschreiben reicht.
3. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Jedes Bundesland hat eine Landesbeauftragte oder einen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Die Beschwerde ist kostenlos, formlos und geht meistens über ein Onlineformular.
4. Dokumentieren. Heb deine Mails und Belege auf. Für die Beschwerde brauchst du sie.

Die Beschwerde klingt nach großem Geschütz, ist aber ein normaler Vorgang. Du beantragst damit nichts gegen dich selbst und riskierst nichts — du hast die Wohnung ohnehin nicht bekommen.

Wann nicht gelöscht werden muss

Es gibt Fälle, in denen Daten trotz deiner Bitte bleiben dürfen. Das ist selten, aber du solltest es kennen:

• Wenn noch Ansprüche im Raum stehen, etwa aus einem bereits geschlossenen Vertrag.
• Wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen, typischerweise bei zahlungsrelevanten Unterlagen.
• Wenn ein laufendes Verfahren die Daten benötigt.

Für die Bewerbung eines abgelehnten Interessenten trifft das praktisch nie zu. Mehr dazu, wie lange überhaupt gespeichert werden darf, steht in Wie lange darf ein Vermieter deine Daten aufbewahren.

Wenn du wissen willst, was überhaupt gespeichert ist

Manchmal reicht die Löschung nicht, weil du gar nicht weißt, was der Vermieter über dich hat — etwa nach einer Absage, die sich seltsam angefühlt hat. Dann fragst du zuerst und löschst danach. Wie das geht, steht in Auskunft nach Datenschutzrecht beim Vermieter verlangen.

Und wenn du den Verdacht hast, dass bei der Absage etwas Unzulässiges eine Rolle gespielt hat, lohnt ein Blick auf Welche Rechte du als Wohnungsbewerber hast.

Papierunterlagen bei der Besichtigung

Wenn du bei einer Besichtigung eine ausgedruckte Mappe abgibst, hast du ein zusätzliches Problem: Papier verschwindet nicht per Mail. Zwei Gewohnheiten helfen.

Erstens: Schreib auf das Deckblatt „Nur zur Bewerbung für [Adresse], bitte bei Absage vernichten“ mit Datum. Zweitens: Frag bei der Absage aktiv nach, ob die Mappe vernichtet wurde, oder biete an, sie abzuholen. Beides ist unaufgeregt und völlig üblich.

Kurz zusammengefasst

• Nach einer Absage müssen deine Unterlagen gelöscht werden, aber es passiert fast nie von allein.
• Eine kurze, freundliche Mail mit Bitte um Bestätigung genügt.
• Denk an Papier, Kopien, Notizen und Weitergaben an Dritte.
• Die Frist für die Rückmeldung ist ein Monat.
• Reagiert niemand, ist die Beschwerde bei der Landesdatenschutzbehörde kostenlos und formlos.

Das passt dazu

• Besichtigungsgebühr verlangt? Dann stimmt etwas nicht
• Fake-Inserate erkennen: die Checkliste vor dem ersten Kontakt
• Auskunft nach Datenschutzrecht beim Vermieter verlangen
• Wann die Kaution fällig wird und wann du besser nicht zahlst
• Wohnungsbetrug erkennen: die wichtigsten Warnsignale
• Anzeige wegen Wohnungsbetrug erstatten