Wie lange darf ein Vermieter deine Daten aufbewahren?

„Wir behalten Ihre Unterlagen gern für künftige Angebote.“ Der Satz klingt nett. Er bedeutet, dass deine Gehaltsabrechnungen auf unbestimmte Zeit in einem fremden Ordner liegen.

Dabei ist die Regel eigentlich simpel: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Die Schwierigkeit liegt nur darin, dass es drei verschiedene Zwecke gibt — je nachdem, wo du in dem Verfahren stehst.

Die drei Gruppen

Wer du bist	Zweck	Wie lange
Abgelehnter Bewerber	Auswahl für diese Wohnung	Bis die Wohnung vergeben ist. Danach löschen.
Nachrücker	Ersatz, falls der Erstbewerber abspringt	Nur kurz, bis der Vertrag steht. Danach löschen.
Neuer Mieter	Durchführung des Mietvertrags	Für die Dauer des Mietverhältnisses, danach gestaffelt

Die erste Zeile ist die wichtigste und die, die am häufigsten missachtet wird. Eine Bewerbermappe, die ein halbes Jahr nach der Vergabe noch existiert, hat keinen Zweck mehr.

Abgelehnte Bewerber: der Regelfall

Ist die Wohnung vergeben, entfällt der Grund für die Speicherung. Eine kurze Nachlaufzeit ist nachvollziehbar, solange ein Nachrücker gebraucht werden könnte — also bis der Mietvertrag unterschrieben ist und der Einzug feststeht.

Danach ist Schluss. Das gilt für die Selbstauskunft, für Gehaltsnachweise, für Bonitätsauskünfte und erst recht für eine Ausweiskopie, die ohnehin nicht hätte erhoben werden dürfen.

Eine dauerhafte Bewerberdatei für spätere Angebote wäre nur mit deiner ausdrücklichen, freiwilligen Einwilligung möglich — und die kannst du jederzeit widerrufen. Ohne Einwilligung gibt es keine solche Datei.

Wenn du die Wohnung bekommst

Dann ändert sich der Zweck. Jetzt geht es nicht mehr um die Auswahl, sondern um die Durchführung des Mietvertrags. Damit dürfen deine Vertragsdaten für die Dauer des Mietverhältnisses gespeichert bleiben, was auch in deinem Interesse ist.

Nicht mit umziehen muss aber alles, was nur der Auswahl gedient hat. Für die laufende Verwaltung eines Mietverhältnisses braucht niemand mehr die Gehaltsabrechnungen von damals oder die Bonitätsauskunft aus der Bewerbungsphase.

Nach dem Ende des Mietverhältnisses bleibt ein Teil der Daten noch eine Weile: für die Abrechnung der Nebenkosten, für die Rückzahlung der Kaution und für mögliche Ansprüche, die erst später auftauchen. Unterlagen mit Zahlungsbezug unterliegen zusätzlich steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die mehrere Jahre laufen. Das betrifft Rechnungen und Buchungsbelege — nicht deine Bewerbungsmappe.

Was besonders heikel ist

• Ausweiskopien. Sie hätten in der Bewerbungsphase gar nicht erst entstehen dürfen. Eine Aufbewahrung dafür gibt es folgerichtig auch nicht.
• Bonitätsauskünfte. Sie sind eine Momentaufnahme und veralten schnell. Nach der Vergabe haben sie keinen Zweck mehr.
• Kontoauszüge. Sie waren nie erforderlich und gehören sofort weg.
• Freitextnotizen. Notizen über Bewerber sind ebenfalls personenbezogene Daten. Auch sie unterliegen der Löschpflicht, und du darfst Auskunft darüber verlangen.
• Bewerberlisten in Tabellenform. Sehr verbreitet, oft jahrelang aufgehoben, meistens ohne Grundlage.

Führ eine eigene Liste

Nach zwanzig Bewerbungen weißt du nicht mehr, wem du was geschickt hast. Genau das brauchst du aber, wenn du später aufräumen willst. Eine einfache Tabelle reicht, auf dem Handy oder auf Papier:

• Datum der Bewerbung
• Adresse der Wohnung und Name des Vermieters oder der Verwaltung
• Kontaktweg: Portal, Mail, persönlich abgegeben
• Welche Unterlagen gingen raus — und ob Papier dabei war
• Datum der Absage
• Löschung verlangt am, Bestätigung erhalten am

Das klingt nach Buchhaltung und dauert pro Bewerbung eine halbe Minute. Dafür kannst du jederzeit sagen, wer deine Gehaltsabrechnungen hat. Ohne die Liste kannst du es nicht — und dann bleibt es beim guten Vorsatz.

Nützlich ist sie außerdem für die Suche selbst: Du siehst, wo du nachfassen kannst und welche Verwaltungen mehrere Wohnungen haben.

Wie du nachfragst, ohne Streit anzufangen

Der Ton macht fast alles. Eine Frage wirkt anders als ein Vorwurf.

Guten Tag, meine Bewerbung für die Wohnung in der Musterstraße liegt inzwischen einige Zeit zurück. Können Sie mir kurz bestätigen, dass meine Unterlagen gelöscht wurden? Falls nicht, bitte ich darum. Vielen Dank.

In vielen Fällen kommt daraufhin eine Entschuldigung und eine Löschbestätigung. Gerade private Vermieter haben schlicht nicht daran gedacht.

Passiert nichts, folgt der nächste Schritt: erinnern, Frist setzen, notfalls die Aufsichtsbehörde einschalten. Die vollständige Reihenfolge steht in Deine Bewerbungsunterlagen löschen lassen.

Und wenn du gar nicht weißt, was gespeichert ist?

Dann fragst du zuerst. Du hast ein Recht darauf zu erfahren, welche Daten über dich gespeichert sind, woher sie stammen und an wen sie weitergegeben wurden. Wie du das formulierst, steht in Auskunft nach Datenschutzrecht beim Vermieter verlangen.

Besonders sinnvoll ist das, wenn du vermutest, dass Angaben eingeholt wurden, die niemand hätte einholen dürfen — etwa über einen Anruf bei deinem Arbeitgeber. Was dabei zulässig ist, steht in Darf der Vermieter deinen Arbeitgeber anrufen.

Was das für deine Bewerbungen bedeutet

Je weniger du gibst, desto weniger muss später gelöscht werden. Das ist der eigentliche Hebel. Die Reihenfolge, in der Unterlagen überhaupt fällig werden, steht in Ausweis, Gehaltszettel, SCHUFA: wann ist das zu früh.

Kurz zusammengefasst

• Gespeichert werden darf nur, solange ein Zweck besteht.
• Bei abgelehnten Bewerbern endet der Zweck mit der Vergabe der Wohnung.
• Eine Bewerberdatei für spätere Angebote braucht deine ausdrückliche Einwilligung.
• Als Mieter bleiben Vertragsdaten, Auswahlunterlagen aber nicht.
• Notizen und Bewerberlisten sind ebenfalls Daten über dich — mit denselben Regeln.

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